Các bước thiết kế một bảng chấm công chuyên nghiệp

Các bước thiết kế một bảng chấm công chuyên nghiệp
Tháng Ba 02 14:07 2019

     Chấm công là một trong những công việc mà rất có thể Kế toán hoặc Nhân sự phải trực tiếp làm, chấm công được coi như một trong những bước khá quan trọng để xác định thời gian làm việc thực tế, tăng ca, qua đó làm cơ sở để tính lương, thưởng cho người lao động. Đồng thời chấm công cũng là một trong những biện pháp để theo dõi tính chuyên cần của lao động, là cơ sở để báo cáo các chỉ số về mức độ chuyên cần, mức độ đóng góp của người lao động đối với tổ chức.

     Người làm công tác chấm công cần phải thiết kế một bản chấm công sao cho phù hợp với tổ chức của mình, có những tổ chức sẽ phát sinh rất nhiều hạng mục, tiêu chí chấm công, nhưng có những tổ chức chỉ cần những tiêu chí chấm công cơ bản nhất. Là người phụ trách chấm công, bạn cần phải biết cách để tạo ra một bản chấm công phù hợp và thỏa mãn điều kiện càng đơn giản càng tốt.

     Trong bài viết này, Uy sẽ hướng dẫn bạn lần lượt từng bước thiết kế một bảng chấm công như vậy, và trong bài viết này, Uy sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng chấm công chung nhất theo mô hình của công ty thương mại.

     Để tạo một bảng chấm công chuyên nghiệp bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

1. Bước 1: Thiết kế cấu trúc của bảng chấm công

+ Bảng chấm công chắc chắn phải có cột Số thứ tự, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, phòng ban;

+ Tiếp theo là tổng số cột ứng với tổng số ngày trong tháng;

+ Tiếp theo là cột Tổng ngày công;

+ Cuối cùng là cột ghi chú để lưu lại những điều đặc biệt đối với trường hợp chấm công phát sinh;

Chú ý:

- Cột nào ứng với ngày nghỉ cuối tuần thì bôi một mầu nào đó để phân biệt với các ngày làm việc bình thường, ví dụ mầu xanh;

- Cột nào ứng với ngày lễ thì nên bôi mầu khác với các ngày khác, ví dụ mầu đỏ;

Bạn có thể tham khảo trong hình dưới:

tạo bảng chấm công chuyên nghiệp dành cho kế toán, nhân sự

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

2. Bước 2: Xây dựng các tiêu chí chấm công

     + Ở bước này, bạn cần liệt kê các tiêu chí chấm công bám sát vào doanh nghiệp của bạn, các tiêu chí chấm công này được liệt kê trong một bảng excel phụ gồm các cột: Số thứ tự, Mã tiêu chí, Ý nghĩa hay Tên của tiêu chí, Mức độ ưu tiên;

     + Tiếp theo bạn Sắp xếp lại các tiêu chí theo mức độ ưu tiên, qua đó nếu tiêu chí nào có độ ưu tiên thấp và ít phát sinh trong doanh nghiệp bạn thì bạn có thể tạm bỏ đi, chỉ giữ lại các tiêu chí thật cần thiết mà thôi (như hình bên dưới);

Hướng dẫn tạo các tiêu chí chấm công

     + Cuối cùng, bạn tiến hành đặt ký hiệu (hay mã) cho các tiêu chí này, cố gắng đặt sao cho có ý nghĩa và ít ký tự nhất có thể, tối đa là 2 ký tự mà thôi, để việc chấm công đỡ mất nhiều thời gian và đỡ choán bảng chấm công (như liệt kê ở bảng chấm công trong ảnh thứ nhất;

=> Đến đây bạn bổ sung các tiêu chí chấm công cùng ký hiệu của nó vào phần ghi chú của bảng chấm công như ở hình số 1 bên trên;

=> Vậy là việc thiết kế một bảng chấm công đã được hoàn chỉnh, bạn hãy dựa theo mẫu trên để tự thiết kế một bảng chấm công hoàn chỉnh phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp bạn.

     Sau khi xong, bạn có thể áp dụng nó ngay vào trong công việc thực tế của mình. Để tính ngày công, bạn chỉ cần sử dụng các hàm đơn giản nhất được liệt kê trong bài viết “Ứng dụng Excel trong lĩnh vực HR” là ổn, đừng dùng các hàm phức tạp trong khi các hàm đơn giản hoàn toàn đáp ứng được bài toán và đừng làm bài toán càng thêm phức tạp hơn, càng đơn giản càng tốt.

     Nếu có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc nào, bạn hãy viết vào phần lời bình ở cuối bài viết này để Uy sẽ trực tiếp giải đáp giúp bạn.

BÀI TẬP DÀNH CHO BẠN

Hãy thiết kế một bảng chấm công hoàn chỉnh phù hợp với doanh nghiệp của Bạn ngay bây giờ.

HÃY THỰC HIỆN BÀI TẬP NÀY NGAY NHÉ!

@Ps: Tài liệu tham khảo tải về bằng cách kích vào mục sau: Tài liệu mẫu bảng chấm công theo hướng dẫn trên (Mật khâu mởi tài liệu để xem: ExelThucHanh.com).

Hãy cùng thảo luận bằng cách đưa ra các câu hỏi hoặc để lại lời bình vào phần lời bình ở cưới bài viết này!

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel dành cho người đi làm” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

4 Lời bình

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.