Các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai và phương hướng giải quyết tối ưu

Các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai và phương hướng giải quyết tối ưu
Tháng Ba 30 00:04 2019

Chào Bạn!

Trong mấy ngày này, khi mà chỉ còn vài ngày nữa là kết thúc kỳ hạn nộp thuế thì rất nhiều bạn gặp phải các lỗi phát sinh trong quá trình thực hiện các thao tác trên cổng thông tin nhận tờ khai của tổng cục thuế.

Trong bài viết này, Uy sẽ liệt kê các lỗi thường gặp khi tiến hành nộp thuế để các bạn biết cách xử lý, từ đó giúp bạn thêm cơ hội nộp báo cáo tài chính đúng hạn.

 1. Lỗi “Đang tải thư viện, Xin vui lòng thực hiện chức năng sau ít phút…”

Đây là lỗi mà phần lớn mọi người hay gặp nhất khi tiến hành nộp thuế, và thường là lỗi phát sinh đầu tiên, lỗi này phấn lớn nguyên nhân đến từ ứng dụng Java – Một phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các tác vụ liên quan đến việc nộp thuế.

Để xử lý lỗi này, Bạn hãy đọc kỹ và thực hiện các thao tác xử lý theo bài viết sau Đang tải thư viện, Xin vui lòng thực hiện chức năng sau ít phút…”.

 2. Lỗi “Tờ khai không đúng định dạng với XSD…”

Lỗi nàydo phần mềm HTKK còn nhiều lỗi và do các thông số cài đặt trên máy tính chưa đúng chuẩn nên khi nộp tờ khai theo định dạng XML có thể xảy ra lỗi “Tờ khai không đúng định dạng với XSD”.

Ngoài ra, còn có nguyên nhân khác gây ra lỗi này, đó là do các thông số dữ liệu trong file XML chưa chính xác. Do có nhiều loại tờ khai khác nhau và chỉ tiêu bị sai cũng khác nhau nên thông báo cảnh báo lỗi cũng khác nhau.

Có rất nhiều biến thể của lỗi này, tiếp theo đây, Uy sẽ chia sẻ với Bạn các tình huống điển hình của lỗi này, cũng như cách khắc phục nó.

2.1. Cách xử lý chung cho các lỗi dạng này

Với các lỗi dạng này, trước tiên bạn cần xử lý theo hướng dẫn trong mục này, các bước thực hiện như sau:

+ Bước 1: Tải phần mềm HTKK bản mới nhất về tại liên kết sau: Tải phẩn mềm HTKK phiên bản mới nhất.

+ Bước 2: Tiến hành cài đặt phiên bản mới nhất ứng với file mà Bạn vừa tải về từ bước 1.

(Nếu sau khi cài đặt, bạn gặp các lỗi phát sinh với phần mềm HTKK khi sử dụng thì bạn hãy theo dõi bài viết sau để sửa: Cách sửa các lỗi phát sinh với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK)

+ Bước 3: Tiến hành kê khai lại tờ khai với phần mềm HTKK phiên bản mới nhất mà bạn vừa cài đặt ở bước 2.

+ Bước 4: Kiết xuất tờ khai ra định dạng XML, sau đó tiến hành nộp trên trang hỗ trợ nhận tờ khai của tổng cục thuế, trang https://nhantokhai.gdt.gov.vn (Bạn nhớ phải mở bằng trình duyệt IE).

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

2.2. Cách xử lý thủ công

+ Sau khi thực hiện theo hướng dẫn ở mục 2.1 mà vẫn chưa giải quyết được, thì bạn cần phải thực hiện xử lý lỗi này bằng cách chỉnh sửa mã nguồn file XML của tờ khai. Để làm được điều đó bạn cần phải sử dụng một phần mềm soạn thảo văn bản như notepad, và để giúp bạn dễ dàng thao tác, Uy giới thiệu bạn phần mềm soạn thảo mã nguồn rất đơn giản có tên là Notepad++. Phần mềm này hỗ trợ đếm số dòng rất tiện lợi cho việc tìm vị trí dữ liệu bị sai để sửa cho đúng.

+ Để tải phần mềm này, bạn hãy kích chuột vào liên kết sau: Phần mềm soạn thảo văn bản đơn giản NotePad++

+ Sau khi tải về Bạn cần tiến hành cài đặt phần mềm này bằng cách kích chuột vào file vừa tải về và cứ chọn các nút Next hoặc Yes theo yêu cầu của quá trình cài đạt để có thể hoàn thành việc cài đặt phần mềm này.

+ Để mở tệp tờ khai định dạng XML nhằm phục vụ cho quá trình chỉnh sửa thì bạn cần kích chuột phải vào tệp XML này, sau đó chọn mục Edit with Notepad++ từ menu xổ ra.

mo-tep-xml-bang-phan-mem-notepad

+ Bạn căn cứ vào lỗi hiển thị trên màn hình nộp tờ khai trên website hỗ trợ nộp tờ khai của tổng cục thuế, qua đó bạn sẽ biết lỗi phát sinh ở dòng nào, và khi bạn ở cửa sổ của phần mềm Notepad++ đang mởi file XML ứng với tờ khai bị lỗi, Bạn sẽ dễ dàng tìm ra vị trí của dòng bị lỗi thông qua Cột số dòng ở bên tay trái như hình dưới.

tim-dong-loi-voi-phan-mem-notepad

+ Bạn cần chú ý trong quá trình sửa nội dung tệp tờ khai XML:

- Giá trị nào sai thì sửa giá trị đó, không được sửa những giá trị khác trong tờ khai.

- Các tờ khai khác nhau có thể sai dữ liệu ở các dòng khác nhau. Do vậy số dòng bị sai được minh họa trong bài viết này chỉ dùng để tham khảo vì có khả năng nó sẽ không đúng với các lỗi thực tế, Bạn đang khai tờ khai gì thì đọc kỹ hướng dẫn áp dụng cho loại tờ khai đó.

Tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu các lỗi cụ thể với từng loại tờ khai trong thực tế và cách thức xử lý các lỗi này.

2.2.1. Lỗi Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 445. – Chi tiết: cvc-datatype-valid.1.2.1: ’0.00′ is not a valid value for ‘integer’.

+ Lỗi này xảy ra khi nộp tờ khai báo cáo tài chính theo định dạng XML.

Để sửa lỗi này, Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Bạn mở tờ khai bị lỗi bằng Notepad++, tìm tới dòng bị lỗi và sửa giá trị 0.00 thành 0 rồi lưu lại và tiến hành nộp lại tờ khai.

 2.2.2. Lỗi Tờ khai không đúng định dạng với XSD: -Dữ liệu sai tại dòng: 53. – Chi tiết: cvc-pattern-valid: Value ” is not facet-valid with respect to pattern ’1701|1704|1705|0000|1761|1052|1056|1057′ for type ‘tieuMucHT_empty’.

Để sửa lỗi này, Bạn Mở tờ khai XML bằng Notepad++, tìm dòng “tieuMucHachToan” và thêm số tiểu mục hạch toán vào. Tuy nhiên mỗi loại tờ khai lại có tiểu mục hạch toán khác nhau nên Bạn cần lưu ý khi sửa:

+ Tờ khai thuế GTGT khấu trừ 01/GTGT: 1701

+ Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt 01/TTĐB: 0000

XSD-tieuMucHT-trong-rong

2.2.3. Lỗi Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 102. – Chi tiết: cvc-complex-type.2.4.b: The content of element ‘HDonDKiTiepSDung’ is not complete. One of ‘{“http://kekhaithue.gdt.gov.vn/TKhaiThue”:ChiTietHoaDon}’ is expected.

Bạn hãy tiến hành sửa tương tự như hình sau:

sua-loi-HDonDKiTiepSDung

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

2.2.4. Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 21. – Chi tiết: cvc-pattern-valid: Value ’01-10-2014′ is not facet-valid with respect to pattern ‘((0?[1-9]|[12][0-9]|3[01])/(0?[1-9]|1[012])/(19|20)dd)?’ for type ‘DateType’.

+ Lỗi này xảy ra do sai kiểu định dạng dữ liệu xảy ra tại dòng 21 của tờ khai định xạng XML.

+ Để sửa lỗi này, Bạn dùng NotePad++ mở tờ khai định dạng XML, sau đó tìm đến dòng số 21 và sửa dữ liệu 01-10-2019 => Sửa thành 01/10/2019 rồi lưu lại thay đổi vừa rồi => Cuối cùng bạn tiến hành nộp lại tờ khai này.

2.2.5. Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 53. – Chi tiết: cvc-complex-type.2.4.a: Invalid content was found starting with element ‘hoatDongLienTuc’. One of ‘{“http://kekhaithue.gdt.gov.vn/TKhaiThue”:bctcDaKiemToan}’ is expected.

+ Lỗi này xảy ra do bạn đang dùng phần mềm HTKK phiên bản cũ (Phiên bản 3.8.0 trở xuống) hoặc cũng có thể do bạn sử dụng phần mềm kế toán phiên bản cũ để kê khai Báo cáo tài chính.

+ Để khắc phục lỗi này, Bạn hãy làm theo hướng dẫn trong mục 2.2 ở trên cho phần mềm HTKK, trường hơp với phần mềm kế toán cũ thì bạn cần liên hệ lại nhà cung cấp để được nâng cấp lên bản mới. Sau đó khai báo lại tờ khai và kiết xuất sang định dạng XML, cuối cùng bạn đem nộp lại tờ khai này là ổn.

2.2.6. Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 92. – Chi tiết: cvc-complex-type.2.4.b: The content of element ‘HDonHetGTriSDung’ is not complete. One of ‘{“http://kekhaithue.gdt.gov.vn/TKhaiThue”:ChiTietHoaDon}’ is expected.

Lỗi này thường phát sinh bởi một trong hai nguyên nhân sau:

+ Thứ nhất, do Bạn khi kê khai tờ khai “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” Bạn kích chọn vào phụ lục “Mẫu 3.12: Kỳ báo cáo cuối cùng“. Vì vậy Bạn cần xóa phụ lục này đi rồi kết xuất XML tờ khai và nộp bình thường.

+ Thứ hai, trường hợp với cách doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nhưng vẫn muốn sử dụng tiếp hóa đơn cũ để tiết kiệm chi phí, với trường hợp này bạn sẽ phải khai trên phụ lục “Mẫu 3.12: Kỳ báo cáo cuối cùng“. Lỗi này thường xảy ra với phiên bản HTKK cũ (từ phiên bản 3.3.0 trở xuống).

Để sửa lỗi này, Bạn có thể tiến hành theo 2 cách:

- Cách 1: Kê khai trực tuyến trên website: http://nhantokhai.gdt.gov.vn của tổng cục thuế.

- Cách 2: Sửa file XML bằng cách thêm các thành phần vào giữa cặp thẻ như hình dưới rồi lưu lại và tiến hành nộp tờ khai.

sua-loi-HDonHetGTriSDung

2.2.7. Lỗi Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 122. – Chi tiết: cvc-datatype-valid.1.2.1: ” is not a valid value for ‘integer’.

Thường lỗi này xảy ra khi Bạn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN để trống chỉ tiêu 19 “Số thuế TNCN đã khấu trừ“. Chỉ tiêu này bắt buộc phải nhập. Vì vậy nếu người lao động tương ứng chưa khấu trừ thuế TNCN thì Bạn phải để số tiền là 0 (không được bỏ trống). Bạn thực hiện sửa cột được bôi đỏ tương tự như hình dưới:

to-khai-khong-dung-dinh-dang-voi-xsd-integer-qt-tncn

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

2.2.8. Lỗi Tờ khai không đúng định dạng với XSD. -Dữ liệu sai tại dòng: 55. – Chi tiết: cvc-datatype-valid.1.2.1: ” is not a valid value for ‘date’.

+ Trên tờ khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị thiếu giá trị ngày ở cặp thẻ ngayDauKyBC và ngayCuoiKyBC thì lỗi này sẽ xảy ra.

+ Để sửa lỗi này, Bạn mở tờ khai bằng Notepad++ và tiến hành sửa như hình sau:

sua-ngayDauKyBC-ngayCuoiKyBC

Chú ý:

Bạn phải sửa chính xác cấu trúc của 2 cặp thẻ ngayDauKyBCngayCuoiKyBC như hình trên. Khá nhiều bạn thêm, bớt hoặc di chuyển dấu gạch chéo làm cho file XML bị lỗi dẫn đến không nộp được. Định dạng dữ liệu ngày, tháng, năm trong thẻ này là yyyy-MM-dd (dùng dấu gạch ngang, không dùng dấu gạch chéo, không đảo lộn vị trí của các giá trị).

2.2. 9. Lỗi hệ thống: java.lang.NullPointerException: null 

loi-Java_lang_null

     + Nguyên nhân chính gây ra lỗi này là do Bạn gõ sai mã số thuế (MST), MST đã gõ sai chưa được đăng ký kinh doanh, hoặc MST của các hộ kinh doanh cá thể hoặc các đơn vị nằm trong vùng chưa được mở cổng đăng ký khai thuế qua mạng của tổng cục thuế hoặc MST này chưa từng đăng ký kê khai thuế qua mạng.

     + Để sửa lỗi này, Bạn cần kiểm tra lại MST có đúng không, nếu đúng rồi thì thử đăng ký kê khai thuê qua mạng trong mục đăng ký.

2.2.10. Lỗi “sai số pin hoặc không tìm thấy thiết bị chứng thư số”

Sai-so-pin

Nguyên nhân xảy ra lỗi này và cách khắc phục:

Do chưa cắm USB Token hoặc máy tính không nhận USB Token. Bạn hãy cắm USB Token hoặc cắm thử sang cổng USB khác rồi ký thử

Do chưa cài Driver của USB Token:

+ Với các loại USB có sẵn driver trong USB bạn mở My Computer => Tìm ổ đĩa của nhà mạng(thường có logo và tên nhà cung cấp chữ ký số) => Tìm file setup.exe mở ra rồi click Install

+ Với các loại USB không có sẵn driver bên trong bạn phải lên website của nhà cung cấp rồi download về cài vào máy.

Do cắm nhầm USB Token của công ty khác hoặc cắm 2 USB Token: Bạn chỉ cần rút bớt USB ra, cắm chính xác USB chữ ký số mà bạn đang muốn nộp tờ khai.

Do lỗi driver Token: Trường hợp này bạn phải gỡ Driver cũ sau đó cài lại. Một số máy (xảy ra ít) bị lỗi driver, muốn gỡ cũng không gỡ đc bạn hãy dùng phần mềm Unlocker để xóa thư mục cài đặt, sau đó copy thư mục cài đặt trên máy tính khác bỏ vào máy của bạn, sau đó gỡ Driver cũ rồi cài lại.

Do bạn gõ sai mã pin: Hãy kiểm tra xem bạn có gõ nhầm mã pin ko, có đang bật Caps Lock và gõ tiếng Việt không, nếu có thì tắt đi. Hầu hết USB Token chỉ cho phép gõ sai mã pin một số lần nhất định. Nếu sai quá số lần quy định bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa.

2.2.11. Lỗi Mã số thuế của NNT không tồn tại trong hệ thống quản lý thuế của cơ quan thuế

ma-so-thue-cua-nguoi-nop-thue-khong-nam-trong-hẹ-thong-quan-ly-cua-co-quan-thue

+ Trường hợp này lỗi xảy ra là do Bạn đã chọn sai cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi nhập thông tin trên phần mềm HTKK, lỗi này thường xảy ra khi cơ quan thuế của NNT là cơ quan thuế cấp cục, nhưng Bạn lại chọn cơ quan cấp chi cục nên dẫn đến khi nộp tờ khai, tờ khai không được chuyển về cơ quan thuế quản lý trực tiếp mà chuyển về cơ quan thuế mà Bạn đã kê khai trên phần mềm HTKK. Mà mã số thuế ấy của Bạn trên thực tế lại không thuộc sự quản lý của cơ quan nhận tờ khai nên xảy ra lỗi.

+ Cách khắc phục:

Bạn mở HTKK, đăng nhập vào bằng mã số thuế cần kê khai,tại mục chọn ,khi màn hình hệ thống chuyển sang mục điền thông tin, bạn chọn lại cơ quan thuế quản lý của bạn cho đúng, rồi tiến hành nộp lại tờ khai.

2.2.12. Lỗi thời gian ký điện tử không hợp lệ.

sua-loi-thoi-gian-ky-dien-tu-khong-hop-le+ Lỗi này phát sinh là do múi thời gian - Time Zone của máy tính chưa đúng định dạng;

+ Cách khắc phục:

Bạn cần kiểm tra lại xem ngày giờ hệ thống trên máy tính của doanh nghiệp có đúng với ngày giờ hiện tại không?

=> Để thực hiện bạn vào Time Zone (ở chỗ đồng hồ hệ thống như hình trên) chỉnh về (GMT + 07:00) Băng kok, Hà Nội, Jakartar.

Quét virut nếu không đổi được ngày giờ hệ thống.

2.2.13. Lỗi “Chữ ký điện tử không hợp lệ: Hồ sơ sẽ không có chữ ký điện tử”

sua-loi-nop-to-khai

+ Lỗi này xảy ra khi bạn nộp thuyết minh báo cáo tài chính do định dạng tập tin sai chứ không phải do token lỗi.

+ Để giải quyết lỗi này, bạn cần mở tệp báo cáo thuyết minh tài chính và lưu dưới định dạng .doc hoặc .xls (tức dạng word 97-20103 hoặc excel 97 – 2003) rồi tiến hành nộp lại là ổn.

@Ps: Hãy theo dõi Bài viết “Excel dành cho chuyên viên tiền lương C&B” để tiếp cận thêm những thông tin bổ ích vè Excel được áp dụng trong lĩnh vực tiền lương, đặc biệt nếu bạn muốn trở thành một chuyên viên về C&B – Một vị trí quan trọng trong tổ chức.

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel dành cho người đi làm” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

0 Lời bình

Chưa có lời bình nào!

Chỉ khi bạn đăng ký tài khoản người dùng, bạn mới có thể bắt đầu đăng lời bình.

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.