Cách gửi mail thông báo hàng loạt chỉ bằng các công cụ đơn giản

Cách gửi mail thông báo hàng loạt chỉ bằng các công cụ đơn giản
Tháng Mười Hai 20 23:01 2019

     Cuối năm có rất nhiều thông báo mà bạn muốn gửi cho toàn bộ nhân sự trong công ty như: Thông báo chậm thanh toán lương, thông báo thanh toán lương, thông báo thưởng tết, thông báo nghỉ tết, thông báo chương trình chăm sóc khách hàng, thông báo chương trình bán hàng…, các thông báo này về cơ bản có nội dung tương tự nhau, chỉ khác nhau phần thông tin của nhân sự mà thôi. Với cách làm hiện tại, bạn phải thực hiện lần lượt cho từng người thì rất mất thời gian. Và bạn mong muốn có một cách làm thật gọn, nhanh, hiệu quả để giúp bạn thực hiện công việc trên một cách nhanh nhất, tiện nhất có thể.

     Bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện được điều đó.

     Để có thể gửi Thông báo qua mail hàng loạt bạn cần phải chuẩn bị những công cụ thông dụng sau:

+ Phần mềm Microsoft Word, Excel, Outlook;

+ Một hoặc nhiều địa chỉ Gmail;

+ Một Thông báo được thiết kế trên file Word;

+ Một danh sách nhân sự trong đó có cột Email để dùng gửi thông báo.

    Khi có đủ các công cụ trên, bạn cần thực hiện tuần tự theo các đề mục dưới đây để có thể gửi mail thông báo hàng loạt tới danh sách nhân sự hay danh sách khách hàng, danh sách đại lý…vừa được đề cập ở trên.

1. Thiết lập cấu hình Gmail

+ Bước 1: Bật tính năng cho phép gửi thông báo bằng Gmail từ phần mềm Outlook, bằng cách kích chuột vào link https://myaccount.google.com/lesssecureapps

+ Bước 2: Bật chức năng cho phép gửi mail từ Outlook như hình dưới:

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail

 

+ Bước 3: Tắt chế độ bảo mật (Xác minh) hai lớp nếu trước đó đã thiết lập bằng cách kích vào link: https://myaccount.google.com/security

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail02

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail03

 Chú ý: Nếu khi bạn thực hiện bước 3 mà thấy kết quả như hình bên dưới thì bạn không phải thực hiện Bước 3 nữa mà chuyển ngay sang bước tiếp theo;

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail01

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

+ Bước 4: Truy cập vào gmail => Cài đặt => Cài đặt, thực hiện như hình dưới

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail04

+ Bước 5: Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP và thực hiện theo thứ tự như hình dưới

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail05

==> Cuối cùng, bạn nhấn nút “Lưu thay đổi” để hoàn tất Quá trình thiết lập Gmail này.

2. Cấu hình gửi mail bằng Gmail trên Outlook

+ Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Outlook bằng cách chọn Menu Start trên thanh công cụ của hệ điều hành window => All Programs => Microsoft Office => Microsoft Outlook => File => Add Account

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail06

+ Bước 2: Thực hiện theo thứ tự các ô ở hình dưới

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail07

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail08

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

+ Bước 3: Thực hiện theo thứ tự các ô ở hình dưới

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail09

Trong đó:

+ Your Name: Nhập Tên của bạn.                                    + E-mail Address: Địa chỉ Gmail.

+ Account Type: POP3.                                                     + Incoming mail server: pop.gmail.com.

+ Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com.          + Password: Mật khẩu Gmail.

+ Bước 4: Kích nút More Setting…(số 14 ở hình slide trên)

gui-thong-bao-hang-loat-thiet-lap-gmail10

=> Cuối cùng chọn nút Next => Finish để hoàn thành.

3. Trộn văn bản bằng chức năng Merge của Word và Excel

     Ở hạng mục này, bạn tiến hành trộn văn bản bằng cách chèn dữ liệu từ bảng tính Excel vào trang văn bản word, bạn thực hiện theo bài hướng dẫn sau: Cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word 2019 mới nhất;

4. Gửi mail thông báo hàng loạt

     Sau khi bạn thực hiện hạng mục 3 ở trên, trong cửa sổ word ứng với thông báo mà bạn muốn gửi, bạn tiến hành thực hiện theo các bước sau để có thể gửi được mail hàng loạt:

     + Bước 1: Kích chọn Mailings => Match Fields => Trong phần E-mail address bạn chọn Tên cột chứa địa chỉ email trong danh sách file Excel => Chọn Ok;

     + Bước 2: Chọn nút Finish & Merge => Send E-mail Messages… => Trong cửa sổ Merge to E-mail hiện ra bạn thực hiện:

- To: Chọn Tên cột ứng với cột địa chỉ Email trong file Excel;

- Subject Line: Nhập tiêu đề email;

- Send Record: Chọn số lượng nhân sự trong file excel để tiến hành gửi mail, trong đó: All – Gửi tất theo danh sách excel; Current record: Chỉ gửi mail cho nhân sự hiện tại; From…To… gửi mail tới các nhân sự trong khoảng Từ dòng…đến dòng trong file Excel;

==> Cuối cùng nhấn nút OK để gửi mail hàng loạt.

     Ngay khi bạn thực hiện xong, thông báo sẽ tự động lần lượt được gửi tới toàn bộ các nhân sự có tên trong danh sách file Excel của bạn.

     Như vậy bằng cách thực hiện tuần tự 4 hạng mục ở trên, bạn hoàn toàn có thể gửi mail thông báo hàng loạt tới danh sách nhân sự được tổ chức trong file Excel một cách dễ dàng mà tỷ lệ mail vào inbox lên tới trên 90%.

Chú ý:

+ Bạn có thể áp dụng cách thức gửi mail thông báo này để gửi các loại thông báo như: Thông báo kết quả công việc, thông báo trúng tuyển, thông báo lương, thông báo chương trình khuyến mại…

+ Bạn có thể kích chọn Preview Result để xem trước kết quả trước khi gửi mail.

+ Dòng tiêu đề thiết kế chỉ nằm trên một dòng trong file Excel, không nên gộp nhiều ô hoặc nhiều dòng, nhiều cột với dòng tiêu đề, nếu không thì trong quá trình chèn dữ liệu từ file Excel vào file thông báo word, khi đó hệ thống không hiển thị tên trường (tên cột trong bảng excel), do đó Bạn sẽ khó khăn trong việc ghi nhớ tên trường trong quá trình chèn dữ liệu động này.

+ Một địa chỉ Gmail chỉ có thể gửi tối đa cho 500 địa chỉ email, vì vậy nếu muốn gửi với số lượng mail nhiều hơn 500 thì bạn phải thực hiện hạng mục 2 ở trên với các địa chỉ  email khác và mỗi lần gửi ta sẽ sử dụng một địa chỉ gmail để gửi…

   Hãy chia sẻ bài viết hữu ích này cho những người bạn, đồng nghiệp của bạn để cùng giúp họ phát triển nhé!

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel Kế toán Nhân sự Tiền lương” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

0 Lời bình

Chưa có lời bình nào!

Chỉ khi bạn đăng ký tài khoản người dùng, bạn mới có thể bắt đầu đăng lời bình.

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.