Cách xử lý hóa đơn điện tử đã ký phát hành nhưng sai thông tin

Tháng Sáu 03 15:11 2019 Viết bởi tác giả Hoàng Quốc Uy

     Bạn đã ký phát hành hóa đơn điện tử (ký chữ ký số rồi), sau đó bạn mới phát hiện thông tin trên hóa đơn sai, vậy phải tiến hành xử lý thế nào để sau kê khai thuế cho đúng, chuẩn xác, hợp với thực tế và đặc biệt phải tuân thủ đúng pháp luật về hóa đơn điện tử?

     Bài viết này sẽ giúp bạn lần lượt trả lời các câu hỏi trên.

     Thực tế công việc cho thấy, để xử lý Hóa đơn điện tử đã ký phát hành (ký chữ ký số) nhưng sau đó mới phát hiện ra bị sai thông tin trên Hóa đơn thì Bạn cần xác định Hóa đơn đã ký phát hành viết sai thuộc trường hợp nào sau đây:

1. Trường hợp bên Bán hoặc bên Mua đã kê khai thuế

     Có 2 cách để bên Bán xử lý Hóa đơn đã Ký phát hành nhưng bị sai thông tin trên Hóa đơn khi bên Bán hoặc bên Mua Đã kê khai thuế:

1.1. Cách 1: Lập Biên bản Điều chỉnh trong trường hợp sai Tên công ty, Địa chỉ, Tên người mua hàng. Bạn tải mẫu Biên bản Điều chỉnh Hóa đơn tại đây.

(Căn cứ theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC)

1.2. Cách 2: Xuất Hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống phần mềm Hóa đơn điện tử mà công ty bạn đang sử dụng trong trường hợp sai Ngày tháng năm, Mã số thuế, Tên hàng hóa, Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá, Hình thức thanh toán, Tiền thuế, Thuế suất, Số tiền bằng chữ. Để xử lý vấn đề này Bạn cần thực hiện:

• Lập Biên bản điều chỉnh theo mẫu được tải về tại liên kết sau: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Xuất Hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống phần mềm Hóa đơn điện tử mà công ty bạn đang sử dụng. Trên Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ nội dung đã ghi sai: Nội dung điều chỉnh, Số Hóa đơn, Ký hiệu, Ngày tháng năm của Hóa đơn bị điều chỉnh.

2. Trường hợp cả bên Bán và bên Mua đều chưa kê khai thuế

2.1. Trường hợp bên Mua không lấy hàng hóa dịch vụ

     Trong trường hợp này, Bên Bán cần thực hiện xóa bỏ Hóa đơn đã lập đi. Để xử lý Bạn cần thực hiện:

+ Lập Biên bản Hủy Hóa đơn. Bạn có thể tải mẫu Biên bản Hủy Hóa đơn tại liên kết sau: Mẫu biên bản hủy hóa đơn.

+ Thực hiện xóa bỏ Hóa đơn trên hệ thống Phần mềm Hóa đơn Điện tử mà công ty bạn đang sử dụng.

2.2. Trường hợp bên Mua vẫn lấy hàng hóa dịch vụ

Trong trường hợp này, bên Bán thực hiện Thay thế Hóa đơn. Để xử lý Bạn cần thực hiện:

• Lập Biên bản Thu hồi Hóa đơn đã lập sai. Bạn có thể tải Biên bản Thu hồi Hóa đơn tại link sau: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.
• Lập Hóa đơn mới trên hệ thống Phần mềm Hóa đơn điện tử mà công ty bạn đang sử dụng để thay thế Hóa đơn gốc bị sai.

Ghi chú:

+ Chưa kê khai thuế nghĩa là Chưa nộp Tờ khai thuế lên Cơ quan thuế.

+ Đã kê khai thuế nghĩa là Đã nộp Tờ khai thuế lên Cơ quan thuế.

+ Để hiểu rõ hơn về Hóa đơn điện tử, cũng như những vấn đề về luật hóa đơn điện tử, Bạn vui lòng đọc thêm trong bài viết “Những điều đặc biệt lưu ý về Hóa đơn điện tử mà Kế toán cần phải biết“.

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel Kế toán Nhân sự Tiền lương” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!