Cơ sở để áp dụng hàm Excel tính thuế thu nhập cá nhân

Cơ sở để áp dụng hàm Excel tính thuế thu nhập cá nhân
Tháng Ba 04 17:05 2019

Chào Bạn!

Trong quá trình tính lương, ắt hẳn bạn phải thực hiện công việc tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động để qua đó có cơ sở đóng thuế TNCN cho họ, vậy cơ sở nào, công thức nào là phù hợp để sau áp dụng các hàm Excel vào việc tính toán nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất?

Trong bài viết này, Uy sẽ chia sẻ với Bạn các kiến thức về mặt lý thuyết liên quan đến việc tính thuế TNCN này.

1. Cơ sở pháp lý cho việc tính toán thuế TNCN (Mới nhất cho năm 2019)

Để tính thuế TNCN cho người lao động Bạn cần căn cứ vào các hướng dẫn và quy định tại Thông tư 94/2015/TT-BTCvà Thông tư 111/2013/TT-BTC;

2. Tính thuế TNCN vào thời điểm nào thì thích hợp?

     Thời điểm chi trả thu nhập cho người lao động sẽ là thời điểm thích hợp để bạn tiến hành tính thuế TNCN, thường là vào thời gian tính lương của công ty.

     Thuế TNCN tính theo tháng ứng với các trường hợp lao động hưởng lương theo tháng. Trường hợp người lao động thời vụ hoặc khoán việc thì thuế TNCN sẽ được tính theo thời điểm chi trả thu nhập cho người lao động.

Chú ý:

+ Việc khấu trừ thuế TNCN phải được tiến hành trước khi chi trả thu nhập cho người lao động, và khoản này người sử dụng lao động phải nộp vào ngân sách nhà nước thay cho người lao động.

+ Thuế TNCN được kê khai theo tháng hoặc theo quý tùy việc đăng ký của doanh nghiệp với cơ quan thuế chủ quản.

+ Việc quyết toán thuế được thực hiện theo năm. Thông thường thời gian tối đa để nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân của năm trước là vào ngày 30/03 của năm tiếp theo.

3. Các phương pháp tính thuế TNCN

3.1. Đối với các cá nhân cư trú tại lãnh thổ Việt nam

3.1.1. Trường hợp 1: Người lao động ký hợp đồng lao động có thời hạn lao động từ dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng với doanh nghiệp thì thuế TNCN sẽ bằng 10% tổng thu nhập của người lao động;

3.1.2. Trường hợp 2: Người lao động ký hợp đồng lao động có thời hạn lao động từ 3 tháng trở lên thì thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần  như hình dưới đây. Thuế TNCN trong trường hợp này

Biểu tính thuế thu nhập cá nhân

     Theo biểu tính thuế lũy tiến từng phần này thì từng phần thu nhập của người lao động sẽ có các mức thuế khác nhau, thu nhập càng cao thì mức thuế suất tính thuế cũng tăng theo. Cụ thể Thu nhập tính thuế được tính như thế nào bạn sẽ được giải đáp ở những nội dung tiếp theo trong bài viết này.

 3.2. Đối với các cá nhân không cư trú tại lãnh thổ Việt nam

Thuế TNCN của những người lao động thuộc trường hợp này sẽ được tính bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công nhân với thuế suất 20%.

Chú ý: Đối tượng thuộc trường hợp này, thường là những người lao động người nước ngoài làm việc từ xa cho các doanh nghiệp tại Việt nam.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

4. Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế TNCN cho người lao động

 4.1. Trường hợp 1: Đối với người lao động cư trú tại lãnh thổ Việt nam ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng

4.1.1. Trường hợp 1.1: Đối với người lao động có nhiều nguồn thu nhập và mức thu nhập tại doanh nghiệp của bạn từ 2.000.000đ trở lên

Với trường hợp này, Bạn cần phải khấu trừ thuế TNCN ngay tại nguồn ứng với mỗi lần chi trả tiền lương cho họ, mức khấu trừ là 10% tổng thu nhập mà công ty bạn chi trả cho họ.

Ví dụ: Anh Hoàng Quốc Uy ký hợp đồng cố vấn chương trình thời vụ dưới 3 tháng với ExcelThucHanh.com, thu nhập của Anh Hoàng Quốc Uy được ExcelThucHanh.com trả bao gồm: Lương cố vấn chuyên môn (lương chính) là 5.000.000đ/tháng, bên cạnh đó ExcelThucHanh.com còn hỗ trợ Anh Uy tiền điện thoại: 300.000đ/tháng, hỗ trợ xăng xe là 200.000đ/tháng. Vậy bài toán đặt ra, Anh Uy sẽ bị khấu trừ thuế TNCN tại nguồn của ExcelThucHanh.com là bao nhiêu? Biết rằng, Anh Uy có nguồn thu nhập chính và đăng ký bảo hiểm tại công ty chủ quản mà anh Uy hiện đang công tác…

Lời giải cho bàn toán này như sau:

Tổng thu nhập mà ExcelThucHanh.com chi trả cho anh Uy ứng với mỗi tháng là: 5.000.000đ + 300.000đ + 200.000đ = 5.500.000đ;

Vì tổng thu nhập mà Anh Uy được ExcelThucHanh.com trả lớn hơn 2.000.00đ (mức quy định của bộ luật lao động đối với trường hợp 1 này) nên ExcelThucHanh.com phải khấu trừ tại nguồn 10% tổng thu nhập ứng với mỗi lần chi trả lương cho anh Uy.

Do vậy, Thuế TNCN phải khấu trừ đối với anh Uy = 5.500.000đ x 10% = 550.000đ;

Như vậy, mỗi lần chi trả, ExcelThucHanh.com phải bớt lại 550.000đ để nộp thuế TNCN thay cho anh Uy và anh Uy chỉ được nhận về số tiền là: 5.000.000đ – 500.000đ = 4.950.000đ;

Chú ý: Theo công văn số 4217/CT-TTHT do tổng cục thuế ban hành thì Tiền ăn, tiền lương tăng ca của các lao động ứng với trường hợp 1 này (ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng) thì không được miền thuế TNCN;

4.1.2. Trường hợp 1.2: Đối với lao động chỉ có duy nhất nguồn thu nhập do công ty bạn chi trả, đồng thời có mức thu nhập trên 2.000.000đ ( do công ty bạn chi trả) và

4.1.2.1. Nếu người lao động này có tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi đã giảm trừ gia cảnh đến mức phải nộp thuế TNCN thì sẽ được tính khấu trừ thuế TNCN là 10% tổng thu nhập như trường hợp ở mục 4.1.1;

4.1.2.2. Nếu người lao động này có tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi đã giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế TNCN theo quy định thì người lao động phải viết một bản cam kết theo mẫu số 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015/TT-BTC (để xác nhận số người giảm trừ gia cảnh hoặc mức giảm trừ gia cảnh mà lao động này được tính hợp lệ), bản cam kết này sau đó phải nộp cho công ty của Bạn để công ty Bạn có căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN của lao động này.

Mẫu cam kết 02 cam kết thu nhập cá nhân

(Bạn có thể tải mẫu này tại đây: Mẫu cam kết 02 về thu nhập cá nhân

Ví dụ về trường hợp 4.1.2.2 này:

 ExcelThucHanh.com ký hợp đồng cố vấn chuyên môn theo dạng hợp đồng thời vụ 2 tháng (tháng 2 và tháng 3/2019) với Anh Hoàng Quốc Uy, Mức thu nhập ExcelThucHanh.com chi trả cho anh Uy tổng cộng là 5.500.000đ. Biết rằng Anh Uy không có nguồn thu nhập nào khác ngoại trừ từ ExcelThucHanh.com chi trả. Để nhận được mức thu nhập này, Anh Uy phải sang làm việc tại văn phòng của ExcelThucHanh.com 3 buổi/tuần (tức 12 buổi/tháng).

Trong tháng 2/2019: Do bận công tác, Anh Uy chỉ sang văn phòng ExcelThucHanh.com làm việc có 4 buổi

Như vậy mức thu nhập Anh Uy nhận được trong tháng 2/2019 là: 5.500.000đ x (4/12) = 1.833.333đ;

Mức thu nhập này < mức thu nhập phải khấu trừ thuế TNCN quy định trong trường hợp này là 2.000.000đ, do vậy tháng 2/2019 anh Uy không bị khấu trừ thuế TNCN, nên anh Uy được nhận nguyên  1.833.333đ này;

 Trong tháng 3/2019: Anh Uy làm đủ số buổi quy định tại văn phòng ExcelThucHanh.com

+ Như vậy Anh Uy đi làm đủ 12 buổi theo quy định của ExcelThucHanh.com;

+ Do vậy mức lương của Anh Uy trong tháng 3/2019 là 5.500.000đ x (12/12) = 5.500.000đ;

+ Mức thu nhập này > 2.000.000đ nên về nguyên tắc Anh Uy sẽ bị khấu trừ thuế TNCN với mức 10% tổng thu nhập;

+ Tuy nhiên, Anh Uy có làm cam kết theo mẫu cam kết được trình bày ở trên là mình chỉ có nguồn thu nhập duy nhất tại ExcelThucHanh.com, không còn nguồn thu nhập nào khác ngoài ExcelThucHanh.com.

=> Như vậy đến đây ta có thể thấy Anh Uy thỏa mãn các điều kiện để được miễn khấu trừ thuế TNCN 10% tổng thu nhập, cụ thể như sau:

- Anh Uy ký hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng;

- Anh Uy có mã số thuế cá nhân tại thời điểm làm cam kết theo mẫu 02/CK-TNCN ở trên;

- Thu nhập của Anh Uy chưa đến ngưỡng phải nộp thuế (Vì người lao động được giảm trừ bản thân 9.000.000đ);

- Anh Uy chỉ phát sinh thu nhập tại một nơi duy nhất là ExcelThucHanh.com

=> Tổng hợp tất cả các điều trên, Anh Uy đủ điều kiện để không bị khấu trừ thuế TNCN tại nguồn và ExcelThucHanh.com phải trả đủ số tiền 5.500.000đ trong tháng 3/2019 cho anh Uy.

Đặc biệt chú ý: Trong năm dương lịch (như trong ví dụ trên ứng với trường hợp của Anh Uy là năm 2019), nếu trước khi ký hợp đồng làm việc với ExcelThucHanh.com, Anh Uy đã từng đi làm ở những nơi khác và có thu nhập từ những nơi này, thì anh Uy sẽ không được phép viết cam kết theo mẫu 02/CK-TNCN để tạm miễn thuế TNCN theo quy định được nêu tại công văn số 53094/CT-TTHT của chi cục thuế thành phố Hà Nội về chính sách thuế đối với việc khấu trừ thuế TNCN.

 4.2. Trường hợp 2: Đối với cá nhân cư trú tại lãnh thổ Việt Nam và ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

     Với lao động thuộc trường hợp này thì Bạn cần phải thực hiện tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần với công thức tính thuế TNCN được thể hiện như sau:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất

 Trong đó:

4.2.1. Thu nhập tính thuế= Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

4.2.1.1. Thu nhập chịu thuế: Là khoản thu nhập mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động không bao gồm các khoản sau:

- Tiền ăn giữa ca, ăn trưa:

* Nếu doanh nghiệp không tự tổ chức nấu ăn thì tiền phụ cấp này được chuyển thẳng cho người lao động thông qua phụ cấp lương, thì được miễn tối đa 730.000đ/người/tháng (căn cứ theo thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH của bộ lao động, thương binh xã hội). Nếu mức chi tiền ăn trưa, ăn giữa ca mà vượt quá số tiền này, thì phần vượt quá đó sẽ được đưa vào để tính thuế TNCN cho lao động đó.

* Nếu doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn, mua phiếu ăn, xuất ăn cho người lao động thì được miễn toàn bộ. 

- Tiền phụ cấp điện thoại:

     Khoản này được miễn theo mức quy định của doanh nghiệp Bạn.

     Thao các công văn số 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017, Công Văn Số: 5274/TCT-TNCN Ngày 09/12/2015, Công văn 1166/TCT-TNCN ngày 21/3/2016 của Tổng cục Thuế quy định:

     Trường hợp phụ cấp điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các tài liệu sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính, Quy chế thưởng … được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

     Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

- Phụ cấp trang phục:

* Bằng hiện vật (trường hợp doanh nghiệp mua trang phục về phát cho nhân viên):  Thì được miễn toàn bộ.
* Bằng tiền: tối đa 5 .000.000đ/người/năm.
* Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật thì mức miễn tối đa đối với phần bằng tiền không vượt quá 5 .000.000đ/người/năm, bằng hiện vật Miễn toàn bộ.

- Công tác phí: 

* Trường hợp 1: Công tác phí theo chứng từ  phát sinh thực tế:
Theo Công văn 1166/TCT-TNCN của Tổng Cục Thuế, thì tiền công tác phí theo thực tế phát sinh như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn, phòng nghỉ khách sạn, tiếp khách… Nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ thì khi nhận các khoản tiền công tác phí này sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân.

* Trường hợp 2: Công tác phí khoán:

Theo Công văn số 5023/TCT-TNCN của Tổng Cục Thuếthì người lao động được miễn không phải tính thuế TNCN đối với khoản phí này theo mức doanh nghiệp đã quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.

Trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

- Thu nhập từ phần tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày, làm việc trong giờ.

- Các khoản phụ cấp xăng xe, chi phí đi lại: Không được miễn thuế TNCN.

(Để theo dõi chi tiết về các khoản không tính vào thu nhập chịu thuế bạn vui lòng xem trong bài viết “Danh mục các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế“)

=> Thu nhập Chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản miễn thuế

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

4.2.1.2. Các khoản giảm trừ bao gồm:

+ Giảm trừ gia cảnh: Bản thân người lao động 9.000.000 và người phụ thuộc là 3.600.000/ người (tính trên 1 tháng);
+ Các khoản bảo hiểm bắt buộc: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm nghề nghiệp trong một số lĩnh vực đặc biêt.
+ Các khoản đóng góp từ thiện , nhân đạo, khuyến học.

4.2.2. Thuế suất

Thuế suất thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công được áp dụng theo Biểu thuế luỹ tiến từng phần 

Biểu tính thuế thu nhập cá nhân

(Để theo biết cách tính thuế TNCN cho lao động trong trường hợp này, Bạn tham khảo bài viết “Bài toán tính thuế TNCN đối với lao động cư trú tại Việt nam ký hợp đồng trên 03 tháng“)

4.3. Đối với các cá nhân người lao động không cư trú tại lãnh thổ Việt nam

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú tại lãnh thổ Việt nam được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công nhân (×) với thuế suất 20%.

(Để rõ hơn cách tính thuế TNCN dành cho lao dodongj không cư trú tại lãnh thổ Việt nam, bạn xem thêm trong bài viết “Bài toán tính thuế TNCN thực tế cho lao động không cư trú tại Việt nam“)

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. ExcelThucHanh.com trả phụ cấp ăn trưa trong năm 2018 là 780.000đ/lao động bằng tiền mặt, nhưng năm 2019 ban lãnh đạo quyêt định thuê nhân viên nấu ăn vẫn với số tiền như vậy để đảm bảo bữa ăn hơn nữa cho người lao động và khoản này không được trả tiền mặt cho lao động nữa. Vậy năm 2018 và năm 2019 khoản phụ cấp ăn trưa này được xử lý thế nào với thuế TNCN của người lao động?

2. Trong năm 2018. ExcelThucHanh.com cung cấp đồng phục bằng hiện vật cho nhân viên trị giá 6tr/năm/lao động, thêm vào đó có các hoạt động phong trào, cũng trong năm này, ExcelThucHanh.com lại trả thêm tiền mặt 2tr/lao động để tự mua đồng phục theo quy định của công ty. Vậy thì khoản phụ cấp đồng phục này được hoạch toán như thế nào để tính thuế TNCN cho người lao động?

Hãy cho biết quan điểm của bạn về 2 bài toán này bằng cách để lại câu trả lời vào phần bình luận phía dưới bài viết này nhé!

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel dành cho người đi làm” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

10 Lời bình

  1. nguyên thị út
    Tháng Ba 13, 09:54 #1 nguyên thị út

    trường hợp lương tổng thu nhập NLĐ 9.000.000đ (lương thử việc)công ty tính công từ 16/10-15/11 nhung NLĐ ký hợp đồng thử việc vào 01/11 nên đến 15/11 công ty tách lương của NLĐ ra làm 2 kỳ lương vậy kỳ đầu trích TNCN 10%trên 4.500.000đ. kỳ sau còn 4.500.000d và phần lương chính thức vậy cho hỏi kỳ sau sẽ tính TNCN như thế nào

    Phản hồi lời bình này
    • Hoàng Quốc Uy
      Tháng Ba 14, 15:19 Hoàng Quốc Uy Author

      Ở kỳ sau, nếu:
      1. Ký hợp đồng chính thức với người lao động (chắc toàn 1 năm trở lên)
      Thì cần tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
      2. Nếu không ký hợp đồng chính thức hoặc vẫn ký tiếp thử việc dưới 3 tháng hoặc không sử dụng lao động này nữa
      Thì em khấu trừ tại nguồn 10% nhé!

      Phản hồi lời bình này

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.