Cơ sở quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2018 cho người lao động

Cơ sở quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2018 cho người lao động
Tháng Ba 08 08:18 2019

     Mùa quyết toán 2019 đang rực lửa hơn bao giờ hết, trong những ngày này, người làm kế toán đang vắt chân lên cổ để thực hiện các hoạt động quyết toán cho các dữ liệu kế toán của năm trước, quyết toán thuế TNCN là một trong những công việc thuộc chuỗi hoạt động quyết toán đó. Vậy cơ sở nào cho việc quyết toán các khoản thu nhập của người lao động trong năm 2018 mà đầu năm 2019 này bạn phải thực hiện để tuân thủ đúng pháp luật về thuế và không bị cơ quan thuế nhắc nhở?

     Bài viết này sẽ trình bày với bạn các nội dung, kiến thức, cơ sở để giúp bạn thực hiện hoạt động quyết toán thuế TNCN cho người lao động chuẩn và đúng thời hạn.

     Nội dung trong bài viết được trích lọc có cơ sở từ các công văn, nghị định, thông tư do Tổng cục thuế – Bộ tài chính ban hành mới nhất và đang có hiệu lực, cụ thể các căn cứ để tiến hành quyết toán thuế TNCN gồm: Các nội dung được đề cập tại  điều 21 của Thông tư số 92/2015/TT-BTC; Công văn số 5749/CT-TNCN ngày 5/2/2018; Công văn số 7040/CT-TNCN ngày 22/2/2019 của Cục Thuế thành phố Hà Nội về quyết toán thuế TNCN năm 2018 và cấp mã số thuế (MST) người phụ thuộc;

Những nội dung trong bài viết này sẽ lần lượt giúp bạn làm sáng tỏ những vấn đề sau:

+ Những ai thuộc đối tượng cần phải quyết toán thuế TNCN?

+ Cách tính quyết toán thuế TNCN cho các khoản thu nhập của người lao động trong năm 2018?

+ Các bước chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần để tiến hành hoạt động quyết toán thuế TNCN?

+ Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho các khoản thu nhập của người lao động năm 2018?

+ Trình tự các bước thực hiện quyết toán thuế TNCN?

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

1. Những ai thuộc đối tượng cần phải quyết toán thuế TNCN năm 2018?
1.1. Thứ nhất là các cá nhân, tổ chức trực tiếp chi trả thu nhập cho người lao động (gọi tắt là doanh nghiệp)

+ Trong năm 2018, doanh nghiệp phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động thì bắt buộc phải khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền kể cả trong trường hợp doanh nghiêp có phát sinh khấu trừ thuế hay không khấu trừ thuế.

+ Với các trường hợp đặc biệt như các doanh nghiệp chuyển đổi, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập thì việc kê khai quyết toán thuế TNCN được quy định như sau:

- Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của tổ chức trước chuyển đổi (ví dụ: doanh nghiệp chuyển đổi từ Công ty trách nhiệm hữu hạn sang Công ty cổ phần hoặc ngược lại; chuyển đổi Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành Công ty cổ phần và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật) thì Doanh nghiệp trước chuyển đổi không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp và không cấp chứng từ khấu trừ thuế đối với người lao động được điều chuyển từ Doanh nghiệp cũ đến Doanh nghiệp mới, bên tiếp nhận thực hiện khai quyết toán thuế năm theo quy định.

- Doanh nghiệp sau khi tiến hành tái cấu trúc doanh nghiệp (như chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi), người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (tổ chức được hình thành sau khi tái cấu trúc lại doanh nghiệp), cuối năm người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì doanh nghiệp mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho người lao động.

- Trường hợp doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật doanh nghiệp thì phải quyết toán thuế đối với số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động để làm cơ sở cho người lao động thực hiện quyết toán thuế TNCN.

 Chú ý:

+ Các doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương tiền công cho người lao động thì không phải làm tờ khai quyết toán thuế TNCN.

+ Các doanh nghiệp thuộc diện giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả thu nhập nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN, mà chỉ cần cung cấp cho cơ quan thuế danh sách người lao động đã được doanh nghiệp chi trả thu nhập trong năm (nếu có) theo mẫu số 05/DS-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể, chấm dứt hoạt động.

1.2. Thứ hai là những người lao động nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công

Người lao động phải thực hiện việc kê khai quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:

1.2.1. Người lao động nộp thiếu tiền thuế TNCN:

      Người lao động cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thì bắt buộc phải kê khai quyết toán thuế khi nộp thiếu tiền thuế TNCN.

1.2.2. Người lao động nộp thừa thuế TNCN

      Trường hợp này không bắt buộc người lao động phải làm tờ khai quyết toán thuế TNCN trừ khi người lao động muốn hoàn tiền hoặc bù trừ  khoản tiền thuế đã đóng thừa đó vào kỳ tính thuế sau.

1.2.3. Các trường hợp đặc biệt sau cũng phải làm thủ tục kê khai quyết toán thuế TNCN

+ Người lao động cư trú trên lãnh thổ Việt nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.
+ Người nước ngoài cư trú trên lãnh thổ Việt nam, kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Chú ý: 

+ Người lao động có thể tự làm thủ tục quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế hoặc có thể ủy quyền để doanh nghiệp chi trả thu nhập làm thay.

+ Những trường hợp sau không phải kê khai quyết toán thuế TNCN:

- Người lao động cư trú trên lãnh thổ Việt Nam có số thuế TNCN nộp thừa mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo;

- Người lao động cư trú trên lãnh thổ Việt Nam đã nộp đủ số thuế TNCN phải nộp trong năm;
- Người lao động không cư trú tại Việt Nam nhưng có phát sinh khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

2. Cách tính quyết toán thuế TNCN cho người lao động có thu nhập từ tiền lương tiền công trong năm 2018

 Thuế TNCN phải nộp của cả năm = (Thu nhập tính thuế bình quân tháng x Thuế suất ) x 12 tháng

Thu nhập tính thuế bình quân tháng = (Tổng thu nhập chịu thuế trong năm – Tổng các khoản giảm trừ trong năm)/12 tháng

Thuế suất: Được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần

Biểu tính thuế thu nhập cá nhân

 Trong đó:

+ Tổng thu nhập chịu thuế: là tổng thu nhập từ tiền lương tiền công mà Người lao động thực nhận từ doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2018 đến ngày 31/12/2018.

+ Tổng các khoản giảm trừ: là tổng các khoản thu nhập mà Người lao động thực nhận từ doanh nghiệp và thuộc diện giảm trừ kể từ ngày 01/01/2018 đến ngày 31/12/2018.

Để biết chi tiết về các khoản giảm trừ, Bạn hãy theo dõi trong bài viết sau”Cơ sở để áp dụng hàm excel tính thuế thu nhập cá nhân“;

Lưu ý:

- Cách tính trên chỉ áp dụng riêng cho những người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp;

- Người lao động không ủy quyền quyết toán hoặc không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thì số tiền nộp thuế TNCN chính là số tiền thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

3. Các bước chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần để tiến hành hoạt động quyết toán thuế TNCN

3.1. Bước 1: Lập danh sách  người lao động đã được doanh nghiệp chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm 2018;

3.2. Bước 2: Tiến hành rà soát, kiểm tra mã số thuế cá nhân của người lao động

+ Khai đầy đủ mã số thuế của người lao động theo danh sách được lập ở bước 1 cho các bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN; 05-2/BK-QTT-TNCN đính kèm tờ khai quyết toán.

+ Trường hợp người lao động chưa đăng ký mã số thuếthì cần phải tiến hành đăng ký mã số thuế cho họ (Chú ý: thời hạn đăng ký mã số thuế cá nhân chậm nhất là trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 10 ngày - Theo quy định tại thông tư 95/2016);

3.3. Bước 3: Hướng dẫn người lao động làm Ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Chỉ áp dụng với những trường hợp đủ điều kiện để Ủy quyền mà thôi);

3.4. Bước 4: Lập bảng tổng hợp quyết toán thuế TNCN năm 2019 cho những người lao động thao danh sách được lập ở Bước 1;

4. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2019 cho các khoản thu nhập của người lao động năm 2018

 4.1. Đối với người lao động trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế

+ Trường hợp nộp thiếu thuế TNCN trong năm 2018: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2019 cho các khoản thu nhập từ tiền công, tiền lương trong năm 2018 chậm nhất là ngày 01/04/2019 (do ngày 31/03 là chủ nhật);

+ Trường hợp trong năm 2018 nộp thừa thuế TNCN: Nếu người lao động muốn xin hoàn thuế TNCN, thì người lao động nên nộp hồ sơ sau thời hạn quyết toán (1/4/2019), trường hợp này sẽ được miễn phạt về hành vi chậm quyết toán thuế.

4.2. Đối với doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động

+ Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2019 cho các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã chi trả trong năm 2018 chậm nhất ngày 01/04/2019 (do 31/03 là chủ nhật);

+ Trường hợp doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật doanh nghiệp) trả thu nhập cho người lao động thì phải quyết toán thuế đối với số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản.

5. Trình tự các bước thực hiện quyết toán thuế TNCN

     Bạn vui lòng theo dõi chi tiết tại bài viết “Hướng dẫn thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2019” để biết cách thực hiện chi tiết trên phần mềm Hỗ trợ khai quyết toán thuế TNCN tải về từ trang www.gdt.gov.vn hoặc tncnonline.com.vn và gửi file dữ liệu kết quả tới cơ quan thuế qua trang www.kekhaithue.gov.vn;

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

6. Những điều cần lưu ý

6.1. Những trường hợp đủ điều kiện để ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN hộ

- Người lao động chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp cá nhân làm việc không đủ 12 tháng trong năm tại tổ chức, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ đủ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực hiện việc tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) và người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp, nếu trong năm người lao động không có thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi nào khác thì được ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới quyết toán thuế thay. Tổ chức mới nếu thực hiện quyết toán thuế theo ủy quyền của người lao động thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả (tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động).

+ Trường hợp điều chuyển người lao động giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ – con, trụ sở chính và chi nhánh thì cũng được áp dụng nguyên tắc ủy quyền quyết toán thuếnhư đối với trường hợp tái cấu trúc doanh nghiệp.

6.2. Những trường hợp không đủ điều kiện để ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN hộ

- Người lao động không đáp ứng được các điều kiện được ủy quyền được nêu ra ở mục 6.1 nêu trên như:

+ Ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động.

+ Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều hơn 1 doanh nghiệp.

+ Thực tế người lao động đã nghỉ việc tại doanh nghiệp vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế.

+ Người lao động có thu nhập vãng lai ở các nơi khác mà:

* Bình quân tháng trong năm vượt quá 10 triệu đồng.

* Hoặc thu nhập vãng lai đó chưa được đơn vị trả thu nhập khấu trừ đủ thuế 10% (Do chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ).

- Người lao động đảm bảo điều kiện được ủy quyền được nêu tại mục 6.1 nhưng đã được doanh nghiệp trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp trả thu nhập (trừ trường hợp doanh nghiệp trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho người lao động).

- Người lao động chưa đăng ký mã số thuế;

- Người lao động cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà cá nhân tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.

6.3. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay cho đối tượng không đủ điều kiện ủy quyền 

     Trong trường hợp người lao động sau khi đã ủy quyền quyết toán thuếTNCN cho doanh nghiệp chi trả thu nhập cho họ, và doanh nghiệp này đã thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động đó, thì nếu doanh nghiệp phát hiện người lao động thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì doanh nghiệp trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty… đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà…. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự)… của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để người lao động trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

     Hãy thiết kế bảng tổng hợp Quyết toán thuế TNCN năm 2019 cho các lao động đã được chi trả thu nhập từ tiền công, tiền lương trong năm 2018, thiết kế bằng Excel và sau đó gửi về địa chỉ mail UyHQK24@gmail.com để được góp ý điều chỉnh.

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel dành cho người đi làm” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

2 Lời bình

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.