Học excel cơ bản 2010 những điểm mới của phần mềm này

Học excel cơ bản 2010 những điểm mới của phần mềm này
Tháng Tư 15 10:26 2019

Chuyên mục Học excel cơ bản 2010 sẽ giúp bạn hiểu rõ các nội dung cơ bản về phần mềm Microsoft Excel 2010, và trong bài viết này, Uy sẽ chia sẻ với bạn nhưng điểm mới khá thú vị mà phần mềm này mang lại cho người sử dụng.

1. Chức năng hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View)

     Giao diện Ribbon của phần mềm Microsoft Office 2010 xuất hiện trong tất cả các ứng dụng của bộ Office 2010 do tập đoàn Microsoft sản xuất.

     Truy cập vào công cụ hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View) qua phím Office (ở góc trên bên trái của màn hình Excel 2010), nó hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn.

học excel cơ bản những điểm mới trong excel 2010A

Theo thiết kế của Microsoft thì công cụ hiển thị nội dung ở hậu trường (Backstage View) chứa nhiều lệnh như cho phép sửa file excel, lưu file excel, mở file excel, đóng file excel, chia sẻ file bảng tính…

 2. Cung cấp đối tượng đồ họa tương tác trực quan Slicers

     Đối tượng đồ họa tương tác trực quan Slicers được biết đến như một trong những tính năng cực hấp dẫn mà chỉ từ phiên bản Excel 2010 trở lên mới hỗ trợ, nó giúp bạn giải thích vấn đề một cách trực quan thông qua việc phân tích và thể hiện dữ liệu dưới dạng đối tượng đồ họa trực quan, qua đó giúp bạn và sếp của bạn dễ dàng hình dung được kết quả của việc phân tích dữ  liệu, từ đó có các chiến lược phù hợp để gia tăng hiệu quả công việc.

hoc-excel-co-ban-2010-doi-tuong-do-hoa-tuong-tac-slicers

     Với Slicers, bạn có thể sử dụng nó để lọc thông qua tập dữ liệu mà bạn tổ chức từ các sheet khác hoặc từ chính các bảng động dạng pivot table, từ đó bạn nhanh chóng tìm thấy kết quả là những thông tin có liên quan tới điều kiện sàng lọc đó. Đặc biệt trong trường hợp dữ liệu của bảng động Pivot Table thay đổi, thì kết quả sàng lọc từ đối tượng Slicer cũng sẽ được tự động được thay đổi theo. Tính năng này sẽ được trình bày chi tiết trong các bài viết sau này trong chuyên mục Học excel cơ bản 2010, bạn hãy thường xuyên theo dõi để không bỏ lỡ kiến thức quan trọng và thú vị này.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

3. Đối tượng bảng động PivotTables và biểu đồ động PivotCharts có chức năng báo cáo trực quan

     Ở phiên bản Microsoft Excel 2010 thì các đối tượng báo cáo động như PivotTables và PivotCharts được thực hiện một cách dễ dàng thông qua giao diện gần như hoàn toàn mới trực quan hơn.

     Tất cả những thay đổi mới về tính năng đặt lọc dữ liệu được cung cấp cho đối tượng đồ thị động PivotCharts. Khi tạo một biểu đồ động PivotChart từ các bảng dữ liệu động PivotTables, bạn sẽ dễ dàng phân tích được vấn đề qua việc nội dung dữ liệu được thể hiện trên biểu đồ thông qua việc sử dụng các loại biểu đồ phù hợp.

     Trong quá trình thiết kế, bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, đây chính là tính năng bổ sung nâng cấp theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.

hoc-excel-co-ban-2010-pivot-table-chars

     Đối tượng bảng động PivotTables và biểu đồ động PivotCharts sẽ được đề cập trong các bài tập tạo báo cáo động từ cơ bản đến nâng cao mà chuyên mục Học excel cơ bản 2010 sẽ thể hiện trong những bài viết tiếp theo, bạn nhớ đón đọc nhé!

4. Chức năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline 

     Hầu hết các phiên bản Excel luôn có các kiểu đối tượng đồ thị và biểu đồ rất phong phú, đặc biệt ở các phiên bản mới, các đối tượng này chuyên dùng để mô tả dữ liệu và xu hướng của vấn đề dựa vào dữ liệu đó.

hoc-excel-co-ban-2010-bieu-do-theo-xu-huong-sparkline

     Trong Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới đó chính là tính năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.

hoc-excel-co-ban-2010-bieu-do-theo-xu-huong

     Chức năng hiển thị biểu đồ theo xu hướng Sparkline sẽ rất hữu ích cho các hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh, hiệu quả các chiến dịch email marketing, facebook marketing, hiệu quả của các chương trình bán hàng…

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

5. Chức năng Định dạng dữ liệu có điều kiện

     Chức năng Định dạng dữ liệu có điều kiện conditional format là chức năng mới chứa nhiề kiểu định dạng và các biểu tượng icons và khả năng tô sáng để biểu thị những mục được chỉ định như làm rõ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất… chỉ với vài thao tác chuột.

hoc-excel-co-ban-2010-dinh-dang-co-dieu-kien

     Chức năng Định dạng dữ liệu có điều kiện conditional format có thể được coi là chức năng rất hay trong phiên bản Excel 2010 này. Nếu có một bảng với nhiều dữ liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Kiến thức chuyên sâu về tính năng này cũng sẽ được thể hiện trong một vài bài viết quan trọng của chuyên mục Học excel cơ bản 2010, bạn hãy chú ý để đón nhận.

     Tuy nhiên, khi sử dụng chức năng này, bạn không cần phải dùng bất kỳ hàm excel nào, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô thỏa mãn điều kiện nào đó. Thực hiện định đạng dữ liệu có điều kiện bằng cách chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó kích chuột vào nút Conditional Formatting trên thanh công cụ, khi đó một menu xổ ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc

Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:

- Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than… (lớn hơn), Less Than… (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).

Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.

- Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%… là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ

- Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.

- Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.

- Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.

     Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.

     Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.

     Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

     Tóm lại nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.

6. Chức năng chia sẻ file bảng tính excel Share Workbook

     Trong phiên bản Microsoft Excel 2010 này có tích hợp tính năng chia sẻ file bảng tính excel thông qua ứng dụng tích hợp kèm  theo excel 2010 có tên SharePoint, đây là ứng dụng cho phép cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.

hoc-excel-co-ban-2010-chia-se-file-excel

@Ps2: Hãy theo dõi Bài viết “Excel dành cho chuyên viên tiền lương C&B” để tiếp cận thêm những thông tin bổ ích vè Excel được áp dụng trong lĩnh vực tiền lương, đặc biệt nếu bạn muốn trở thành một chuyên viên về C&B – Một vị trí quan trọng trong tổ chức.

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel dành cho người đi làm” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Từ khóa liên quan bài viết:
  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

0 Lời bình

Chưa có lời bình nào!

Chỉ khi bạn đăng ký tài khoản người dùng, bạn mới có thể bắt đầu đăng lời bình.

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.