Kinh nghiệm xử lý quà tết cho công ty mà kế toán-nhân sự cần biết

Kinh nghiệm xử lý quà tết cho công ty mà kế toán-nhân sự cần biết
Tháng Một 27 09:49 2021

     Bạn đang được công ty giao cho nhiệm vụ chuẩn bị quà tết cho cán bộ công nhân viên trong công ty? Bạn đang loay hoay không biết nên làm thế nào để chuẩn bị đủ, đúng, chất lượng và mang lại ý nghĩa cho người nhận? Bạn không rõ phải lên kế hoạch và cần thực hiện những gì để có kết quả tốt nhất? Làm thế nào để khi nhận quà tết thì cán bộ nhân viên hài lòng, hứng khởi, sếp phải thật vui?

     Tất cả sẽ được giải đáp khi bạn đọc hết bài viết này.

     Do đặc thù công việc, mình may mắn được làm việc với nhiều bạn nhân sự giỏi. Mình tổng hợp được một số kinh nghiệm về việc làm quà tết cho công ty, xin chia sẻ tới mọi người.

     Trước hết, quà tết thể hiện được tình cảm rất lớn với nhân viên nhưng là việc rất vất vả, cần CHUẨN BỊ KỸ.

     Có một nghịch lý là chính các công ty nhỏ lại thường lãng phí, vì ko lo trước (đắt, ko có dấu ấn riêng, chất lượng kém). Nếu cận tết mới cuống lên mua vội vàng thì xác xuất mua trúng đồ giả khá cao (kể cả đủ VAT vẫn có đồ giả bình thường, vì mua đầu vào bánh kẹo rất sẵn).

     Nhiều bạn suy nghĩ mua sẵn cho đỡ mệt, nhưng Bạn nên nhớ các sếp đánh giá rất cao nv biết tiết kiệm chi phí hợp lý cho công ty và làm tốt một việc khó thì sẽ tăng điểm rất lớn trong mắt các sếp, dễ thăng tiến hơn trong công việc.

     Với các đơn vị lớn, thường họp bàn lên phương án quà tết từ tháng một âm để kịp chạy việc.

     Chuẩn bị gồm nhiều thứ: ngân sách, ngày chốt số lượng, quà tặng, ý nghĩa món quà, phương án vận chuyển, thanh toán, kế hoạch tặng quà, truyền thông.

     Mình sẽ lần lượt chia sẻ cụ thể dưới đây:

1. Ngân sách dành cho quà tặng là bao nhiêu để món quà đủ, chất lượng , ý nghĩa?

     Tiền chi cho quà tết là khoản chi hợp lệ của công ty, nên tất cả đều cần hóa đơn, hợp đồng, thanh lý để làm chi phí công ty.

     Nếu làm bao bì in ấn riêng thì khó dưới 400k/xuất vì túi hộp đẹp chỉnh chu đã ~một00k rồi. Số lượng từ một00 xuất là có thể đặt in logo riêng được rồi, tất nhiên ít thì đơn giá cao. Nhưng Bạn chú ý là phải đặt sớm, xa tết ra. Hơn nhau là ở sự chuẩn bị trước, sát tết mà làm gấp thì vừa áp lực vừa khó tìm xưởng làm hộp. Hộp carton quà tết sẽ được đóng nilon kín mỗi một hộp thành một cục, chồng cao lên tận trần nhà được. Làm sớm Bạn sẽ dễ dàng làm được hộp quà đẹp như ảnh, với giá hợp lý.

     Tự làm quà tết sẽ giúp tiết kiệm chi phí công ty, cùng một số tiền công ty bạn sẽ có quà chỉnh chu hơn. Quà tết là tình cảm được công ty gửi gắm tới cán bộ công nhân viên trong công ty sau một năm làm việc vất vả. Hãy dành sự quan tâm từ sớm, kết quả sẽ rất khác.

     Ngày chốt số lượng: vì chuẩn bị sớm nên nếu công ty nhỏ thì nên làm dự phòng dư ra cỡ 5% (nhân sự biến động liên tục, ko thể trọn vẹn một00% được). Phân rõ số lượng các loại quà theo giá trị (tương ứng đối tượng nhận) vào file excel chi tiết từng phòng ban, link số liệu để tổng hợp. Dùng hàm “count” để đếm trong excel, khi thêm bớt nhân sự sẽ tự động tăng giảm số tổng hợp.

     Với công ty làm quà cho cả đối tác, khách hàng và nhân viên nên chung vỏ hộp túi xách, để thuận tiện in ấn. Ngày chốt số lượng chính là ngày để đối tác bắt đầu sản xuất. Ký hợp đồng trước với đối tác thì họ sẽ chủ động sx, mình cũng đỡ mệt.

2. Món quà tặng phải như thế nào mới đạt yêu cầu, mới mang lại ý nghĩa cho cả người nhận và người trao tặng?

     Phần này khó, cần họp bàn với sếp để lên ý tưởng sớm. vd công ty toàn quốc thường chọn đặc sản 3 miền, hay mỗi năm một chủ đề, rồi bắt tay vào tìm nhà cung cấp.

     Kinh nghiệm là không nên tham nhiều món, ít mà chất vẫn hơn một đống thứ rẻ tiền. Nên nhớ, mỗi món là một seri công việc cần làm với nhà cung cấp: chất lượng, giá cả, số lượng, quy cách, vận chuyển, thanh toán, bảo hành.

     Bạn đâu có dư thời gian để ngồi với nhiều nhà cung cấp.

     Bạn lưu ý, đỉnh cao của đàm phán là chân thành, Bạn ko thể am hiểu sản phẩm như nhà cung cấp được đâu. Trước tiên là chọn kỹ nhà cung cấp, xem xét năng lực uy tín, sản phẩm, dùng thử, khách cũ, lịch sử công ty…. Nếu thấy ok thì mới liên hệ trực tiếp làm việc, liên hệ ẩu sẽ bị làm phiền nhiều. Kinh nghiệm là chọn thật kỹ, sai nhà cung cấp là mệt mỏi lắm đấy.

     Khi đã có nhà cung cấp ok thì hãy coi họ là đồng minh giúp mình xử lý công việc, chia sẻ rõ ngân sách (để đươc hỗ trợ giá), số lượng, cách thức dự kiến triển khai để phối hợp tốt nhất.

     Với các đơn hàng lớn, các nhà cung cấp sẽ chào giá thấp để hưởng lợi từ việc quảng bá sản phẩm. Họ thừa hiểu Bạn sẽ so sánh giá nên ít khi chào giá cao. Nếu số lượng đủ lớn Bạn nên làm việc với nhà sx, họ sẽ chuyển bộ phận chuyên trách phục vụ bạn và có chính sách riêng. Nên mua lẻ thử một vài sản phẩm để test cung cách phục vụ, chất lượng sản phẩm.

3. Vận chuyển quà tết như thế nào để tiết kiệm chi phí, tiện lợi và không làm ảnh hưởng đến món quà tặng?

     Thông thường nên vận chuyển rời từng món đến nơi tặng, vd chi nhánh công ty. Hàng hóa theo quy cách nhà sx đã được tính toán cho vận chuyển nên tỷ lệ vỡ hỏng thấp nhất. Khi đóng ra set quà thì tỷ lệ vỡ hỏng tăng cao, nhất là vận chuyển xa rung lắc các món sẽ va vào nhau, dễ bẹp hộp.

     Cần tính toán việc vỡ hỏng trên đường vận chuyển để làm rõ trong hợp đồng, bảo hành.

     Ví dụ sản phẩm mình cung cấp thường được đối tác yêu cầu bao vận chuyển toàn quốc, vỡ trên đường vận chuyển sẽ cấp mới miễn phí.

4. Thanh toán quà tặng như thế nào để đảm bảo an toàn cho chính bạn và doanh nghiệp?

Khi đã chọn đối tác tốt thì sẽ an toàn hơn, vì thông thường sẽ phải cọc 50%, nhận đủ hàng thanh toán đủ. Đối tác đủ lớn, có uy tín bạn hoàn toàn có thể yêu cầu xuất hóa đơn tiền cọc rồi mới chuyển tiền hoặc yêu cầu nhà cung cấp làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng trong nước (đơn hàng rất lớn, có phạt cọc khi sai hợp đồng).

5. Vấn đề về Kế hoạch tặng quà

     Cách cho rất quan trọng. Bao công sức làm ra được set quà tốt mà ko đủ thời gian đi tặng, chạy vèo vèo gửi quà vội vàng thì cũng ít tác dụng. Bạn nên lên kế hoạch tặng, ai tặng ai, thời gian nào, di chuyển ra sao để tối ưu tiết kiệm thời gian di chuyển trong mùa giáp tết tắc đường liên tục.

6. Vấn đề về Truyền thông

     Quà tết gắn với sự kết nối, thể hiện tình cảm nên rất tốt trong truyền thông nội bộ, cũng như ghi dấu ấn với đối tác. Nếu có nhân sự truyền thông nội bộ thì đơn giản, nếu ko có thì nên nhắc qly lãnh đạo để ý nhờ người chụp ảnh lưu niệm khi tặng quà. Đừng quên viết bài trên website công ty, đối tác sẽ thấy công ty chỉn chu, biết chăm lo đời sống nhân viên. Các đối tác lớn, nước ngoài thường xem xét khi đánh giá đối tác.

     Trên đây mình đã chia sẻ một số kinh nghiệm triển khai quà tết, hy vọng có ích cho Bạn. Công việc này năm nào hành chính cũng phải làm. Vội vàng áp lực thực sự không dễ chịu chút nào, chủ động vẫn tốt hơn.

(Nguồn: Mr Quang)

Nếu bạn cần

+ Chứ ký số, Hóa đơn điện tử, Phần mềm BHXH, Phần mềm kế toán

+ Phần mềm Quản lý Bán hàng – Quản lý kho;

+ Phần mềm tự động tạo tài liệu, hợp đồng hàng loạt;

Thì vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0945.062.863 để được hỗ trợ.

      Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn!

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel Kế toán Nhân sự Tiền lương” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Từ khóa liên quan bài viết:
  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Mai Quỳnh
Mai Quỳnh

Mình là Mai Quỳnh - Một trong các Admin của hệ thống ExcelThucHanh.com Mình là dân kế toán, cũng đồng thời kiêm vị trí tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Rất vui được cùng bạn chia sẻ tri thức tới cộng đồng!

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

0 Lời bình

Chưa có lời bình nào!

Chỉ khi bạn đăng ký tài khoản người dùng, bạn mới có thể bắt đầu đăng lời bình.

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.