Những điều đặc biệt lưu ý về Hóa đơn điện tử mà kế toán cần phải biết

Những điều đặc biệt lưu ý về Hóa đơn điện tử mà kế toán cần phải biết
Tháng Năm 22 12:33 2019

Những điều đặc biệt lưu ý về Hóa đơn điện tử mà kế toán cần phải biết sẽ giúp bạn lần lượt tiếp cận những kiến thức vô cùng quan trọng về Hóa đơn điện tử, qua đó sẽ giúp bạn phòng tránh, ngăn ngừa được những rủi ro không đáng có sẽ phát sinh trong quá trình sử dụng sau này.

Cấp mới & Gia hạn Hóa đơn điện tử: MISA | VNET
(Kích vào tên nhà sản xuất được bôi đậm để xem chi tiết)

Sau đây, Uy sẽ lần lượt chia sẻ những thông tin hữu ích này với bạn (Nếu sau khi đọc xong bài viết này, Bạn vẫn còn những thắc mắc muốn được giải đáp thì hãy gọi điện theo số 0945.062.863 hoặc để lại câu hỏi vào phần THÊM MỘT LỜI BÌNH ở cuối bài viết để được giải đáp nhé).

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử?

- Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ.

- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh.

– Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử?

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

4. Quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

+ Bước 1: Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ (được tổng cục thuế cho phép sản xuất và phát hành hóa đơn điện tử) - Nhà sản xuất Hóa đơn điện tử: MISA | VNET (Kích vào chữ bôi đậm ứng với tên nhà sản xuất để xem chi tiết về nhà cung cấp mà Mr Uy chọn để phân phối cho thành viên kế toán và chủ doanh nghiệp).

+ Bước 2: Chọn mẫu hóa đơn và làm hợp đồng với nhà cung cấp.

+ Bước 3: Tiến hành làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử với cơ quản thuế (mục này thường nhà cung cấp sẽ làm giúp bạn).

+ Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng (Nếu không có bất kỳ sự cố nào từ cơ quan thuế).

Chú ý: Việc chọn nhà cung cấp rất quan trọng, vì chọn sai thì sau này khi xảy ra sự cố sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn rất nhiều. Do vậy tiêu chí: Cam kết – Chất lượng – Uy tín phải là điều kiện mà bạn cần đặt lên hàng đâu khi tiến hành chọn nhà cung cấp phù hợp.

5. Yêu cầu để xuất hóa đơn điện tử được cho khách hàng

+ Công ty bạn phải được cơ quan thuế đồng ý cho phép phát hành hóa đơn điện tử.

+ Phải có Token (hay còn gọi là chữ ký số). Để hiểu hơn về chữ ký số bạn hãy đọc thêm trong bài viết “Chữ ký số những vấn đề cần cẩn thận tránh mắc phải khi cấp mới hay gia hạn“;

6. Từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng đồng thời hay không?

Trường hợp các doanh nghiệp đã đặt in hoá đơn, các đơn vị sử  dụng hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT- BTC nhưng chưa thực hiện thông báo phát hành hoá đơn thì từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành các loại hoá đơn nêu trên để sử dụng hay không?

Từ ngày 01/11/2018 các đơn vị có được sử dụng đồng thời nhiều hình thức hoá đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay không?

Kể từ ngày 01/11/2018 các đơn vị được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng và đồng thời được sử dụng nhiều hình thức hoá đơn theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP cho đến hết ngày 31/10/2020.

Cục Thuế TP kinh trình Tổng cục Thuế xem xét, có ý kiến chỉ đạo để Cục Thuế có căn cứ hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

(CV 10138/CT-TTHT ngày 04/10/2018 của CT TPHCM gửi TCT)

7. Không có ngày ký thì Hóa đơn điện tử có hợp lệ không?

Về nguyên tắc hóa đơn điện tử phải bắt buộc có ngày ký. Do vậy, Hóa đơn điện tử không có ngày ký không hợp lệ.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và  DN ngày 13/9/2018)

8. Hóa đơn điện tử lưu với định dạng nào thì đạt yêu cầu của cơ quan thuế?

Hiện nay cơ quan thuế chưa có quy định về định dạng file hóa đơn điện tử, do đó Công ty có thể lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

9. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải thỏa mãn những điều kiện gì?

     Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

    • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
    • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế;
    • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế;

     Nội dung hàng hoá dịch vụ phải bao gồm những thông tin sau:

    • STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền;
    • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán;
    • Tiền hàng bằng chữ;
    • Người mua hàng, người bán hàng;
    • Ký và đóng dấu của người bán hàng;

     So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

    • Bản thể hiện hóa đơn điện tử;
    • Hóa đơn điện tử không có liên;
    • Ký hiệu số Serial;
    • Chữ ký điện tử;
    • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ;
    • Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ, Bạn cần phải lưu tâm mấy vấn đề sau:

- Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

10. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp pháp?

     Theo quy định, nghị định số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, Nghị định được ban hành đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) của chính phủ để cải cách thủ tục hành chính, cải cách thủ tục quản lý thuế, tạo cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả hiệu lực công tác quản lý hóa đơn,..

     Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định rõ về Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo toàn vẹn của thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

    • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
    • Không bắt buộc có chữ ký số;
    • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử hợp pháp phải có các nội dung sau:

    • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
    • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
    • Tổng số tiền thanh toán;
    • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
    • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
    • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
    • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
    • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử như thế nào là hợp pháp?

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên.

Định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là định dạng PDF hoặc XML, nhưng trong tương lai gần thì chắc chắn XML sẽ là định dạng chuẩn nhất vì tính vẹn toàn dữ liệu, bảo mật tốt và dung lượng nhỏ tối ưu.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

11. Thế nào là Hóa đơn điện tử không hợp pháp?

    Các dấu hiệu đi ngược lại các nội dung đề cập trong mục 10 ở trên thì Hóa đơn điện tử đó được coi là không hợp pháp, tuy nhiên có thể tóm lược lại một hóa đơn điện tử được coi là không hợp pháp như sau:

– Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

12. Làm thế nào để tôi biết Hóa đơn điện tử do đối tác gửi tới có hợp pháp hay không?

     Với những quy định về tính hợp pháp và không hợp pháp của Hóa đơn điện tử, Bạn có thể tự đối chiếu và so sánh để kiểm tra xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không.

     Ngoài ra, Bạn cũng có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng bằng việc vào trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

13. Trường hợp danh mục hàng hóa nhiều hơn số dòng của một hóa đơn điện tử thì tôi phải xử lý như thế nào?

Căn cứ Khoản 1, 2 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

13.1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.

     Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

     Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

 13.2. Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn

     Theo thông tư 32 và nghị định 119 thì Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, vì vậy với trường hợp này không được dùng bảng kê giấy mà phải dùng bảng kê điện tử trên phần mềm Hóa đơn điện tử (nếu phần mềm hỗ trợ phương án này và được chi cục thuế chủ quản cho phép sử dụng hình thức này).

13.2.1. Nội dung ghi trên hóa đơn

     Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

     Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

 13.2.2. Nội dung trên bảng kê

     Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

    • Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế;
    • Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

     Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

     Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

     Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

     Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

Chú ý:

+ Để lập được bảng kê theo cách này thì doanh nghiệp bạn phải lập danh mục hàng hóa (Theo công văn 83917-CT-TTHT-2018 ban hành ngày 24/12/2018 của Chi cục thuế TP Hà nội Trả lời công văn số 031218/EX-ACCT ngày 03/12/2018 của Công ty TNHH Expeditors Việt Nam – Chi nhánh Hà Nội về việc xuất hóa đơn kèm bảng kê).

+ Về việc lập hóa đơn kèm bảng kê theo cách này, mỗi chi cục thuế có quan điểm khác nhau (nơi thì cho lập bảng kê, nơi thì không) vì vậy bạn nên làm công văn gửi lên chi cục thuế sở tại để xem phản hồi thế nào rồi thực hiện theo hướng dẫn trong công văn trả lời của họ.

(Khuyến nghị bạn nên làm theo cách 13.1)

14. Mức xử phạt đối với trường hợp sử dụng hóa đơn không có giá trị (hóa đơn bất hợp pháp) là như thế nào?

Theo Khoản 5, Điều 11 và Khoản 2, Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT- BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn quy định xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp như sau:

“Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 2, Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1, Điều 11 Thông tư này)”.

Căn cứ vào quy định trên, trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn trong thời gian cơ quan thuế có quyết định về việc áp dụng cưỡng chế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, cơ quan thuế thực hiện truy thu số thuế phát sinh (nếu có) do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Với các hóa đơn không còn giá trị sử dụng, đơn vị bán hàng và mua hàng bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Đơn vị mua hàng không được kê khai khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng phải lập biên bản thu hồi các hóa đơn đã lập sai quy định.

Sau khi quyết định cưỡng chế hết hiệu lực hoặc chấm dứt hiệu lực, qua xác minh cơ quan thuế xác định thực tế có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ hay không để hướng dẫn đơn vị bán hàng xuất hoá đơn. Căn cứ các hóa đơn này đơn vị bán hàng, mua hàng thực hiện kê khai thuế theo quy định.

15. Các điều khoản nào quy định về hóa đơn điện tử không còn giá trị?

Các điều khoản quy định về hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính quy định và ban hành cụ thể tại Khoản 26, Điều 1 Luật số 21/2012/QH13 sửa đổi, bổ sung Điểm d, Khoản 1, Điều 93 Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 quy định các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế bao gồm:

“d) Thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng…”

Tại Điều 3 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giải thích từ ngữ như sau:

6. Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được in, khởi tạo theo quy định tại Nghị định này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
7. Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành, được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).
8. Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác (trừ hoá đơn do cơ quan thuế phát hành) để lập khi bán hàng hoá, dịch vụ để hạch toán kế toán, khai thuế, thanh toán vốn ngân sách”.

Tại Điểm 1 và Điểm 3, Điều 9 Thông tư số 215/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế quy định thời hiệu thi hành quyết định cưỡng chế như sau:

1. Quyết định cưỡng chế có hiệu lực thi hành trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày ghi trong quyết định cưỡng chế. Thời hiệu áp dụng cưỡng chế được ghi trong quyết định cưỡng chế…
2. Quyết định cưỡng chế chấm dứt hiệu lực kể từ khi đối tượng bị cưỡng chế chấp hành xong quyết định xử lý vi phạm hành chính về thuế; đối tượng bị cưỡng chế đã nộp đủ tiền thuế nợ, tiền phạt, tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước”.

Khoản 1, Điều 13 Thông tư số 215/2013/TT-BTC quy định cưỡng chế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng như sau:

“Hóa đơn thông báo không còn giá trị sử dụng bao gồm các loại hóa đơn: Hóa đơn tự in do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in; hóa đơn đặt in do các tổ chức, cá nhân kinh doanh hoặc cơ quan thuế đặt in; hóa đơn điện tử do các tổ chức, cá nhân kinh doanh khởi tạo, lập theo quy định của pháp luật”.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

16. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số của người mua không?

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

      Theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ tài chính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể như sau:

- Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5 Điều 5 Nghị đinh số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định:

“5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

- Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Căn cứ các quy định nêu trên:

- Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán Hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:

+ Hợp đồng kinh tế

+ Phiếu xuất kho

+ Biên bản giao nhận hàng hóa,

+ Biên nhận thanh toán,

+ Phiếu thu,…

==> Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

     Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

     Như vậy câu trả lời cho câu hỏi của mục này là:

- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết khải chữ ký người mua hàng.

- Trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

17. Quy định chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Công văn 2818/TCT-DNL ngày 19/7/2017 của Tổng cục thuế:

“1. Về giá trị pháp lý của Hóa đơn điện tử.

     Theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này. HĐĐT dưới dạng file PDF chỉ là một trong những hình thức hiển thị HĐĐT.
Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định nguyên tắc sử dụng HĐĐT:

“1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

     Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua)….”

     Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi HĐĐT qua email thì Ngân hàng gửi HĐĐT qua email cho khách hàng. Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 nêu trên.

2. Về chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

     Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy quy định:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

     Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

     Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

     Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

     Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

     Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

     Tại điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng”

Căn cứ quy định nêu trên, HĐĐT chuyển đổi sang giấy của Ngân hàng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Ngân hàng (trừ hóa đơn dịch vụ ngân hàng không nhất thiết phải có dấu của người bán). Đề nghị Ngân hàng thực hiện chuyển đổi chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Khách hàng của MUFG được sử dụng HĐĐT chuyển đổi này để kê khai, khấu trừ thuế theo quy định.

3. Về sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

     Hiện nay, Tổng cục Thuế đang xây dựng dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Do đó, Tổng cục Thuế đề nghị Ngân hàng MUFG thực hiện HĐĐT theo hướng dẫn nêu trên cho đến khi Nghị định mới được ban hành và triển khai thực hiện.

18. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang thì xử lý như thế nào?

Theo Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục thuế

“Về tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã có công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính, theo đó trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Tổng cục Thuế có ý kiến Công ty Cổ phần ô tô Trường Hải được biết./.”

Theo Công văn 8610/CT-TTHT ngày 06/03/2018 của Cục thuế TP Hà Nội:

“Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nội dung vướng mắc của đơn vị như sau:

     1. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử: trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì công ty lập hóa đơn điện tử theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn).

     2. Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính nêu trên.

Cục thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH B.Braun Việt Nam được biết và thực hiện./.”

19. Tôi cần phải chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử như thế nào để an toàn?

Việc chọn phần mềm hóa đơn điện tử sẽ quyết định bạn có thực hiện kê khai các giao dịch bán hàng, xuất hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật thuế hay không? Và nếu không cẩn thận bạn sẽ vô hình chung vi phạm pháp luật về thuế GTGT, nhẹ thì các hóa đơn đã xuất không được tính hợp lệ như vậy không được ghi nhận doanh thu, nặng thì vào nhà đá bóc lịch.

Để an toàn khi chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, bạn cần đọc kỹ bài viết sau “Hóa đơn điện tử những điều rất phải lưu ý để không bị thuế phạt“.

20. Tôi phải lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để không bị lỗi trong quá trình kê khai thuế?

     Trong quá trình làm việc, bạn sẽ phải xử lý hai luồng hóa đơn điện tử gồm hóa đơn điện tử đầu vào, hóa đơn điện tử đầu ra. Như vậy việc lưu trữ rất quan trọng, nếu làm không tốt, khả năng cao bạn sẽ bị bỏ xót hóa đơn trong quá trình kê khai thuế và như vậy nó sẽ ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu của công ty bạn, cùng với nhiều hệ lụy liên quan.

    Để tránh những rắc rối tiềm tàng có thể xảy ra trong tương lai, bạn cần đọc rõ bài viết “Thủ thuật lưu trữ hóa đơn điện tử thông minh” để thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử một cách khoa học và an toàn.

21. Khi ký phát hành hóa đơn điện tử xong mới phát hiện sai sót thì xử lý như thế nào cho đúng pháp luật?

     Trong quá trình làm việc thực tế, mặc dù bạn đã soát xét rất cẩn thận, nhưng vẫn có những trường hợp ký chữ ký số rồi (ký phát hành hóa đơn rồi) thì mới phát hiện hóa đơn có lỗi, có thể lỗi đó do bạn tự phát hiện ra, nhưng cũng có trường hợp gửi cho khách hàng thì họ phát hiện ra và phản hồi về cho bạn, cũng có trường hợp kê khai thuế rồi, sau một thời gian một trong hai bên mới phát hiện hóa đơn có lỗi. Có trường hợp phát hiện hàng trăm tờ hóa đơn điện tử bị lỗi. Vậy thì trong trường hợp đó bạn phải xử lý như thế nào để đúng pháp luật và không bị phạt?

     Để giải đáp vấn đề này, bạn hãy đọc kỹ bài viết “Cách xử lý hóa đơn đã ký phát hành nhưng phát hiện sai thông tin” để biết cách thực hiện cho chuẩn.

22. Những điều cần lưu ý khi nhận hóa đơn điện tử (hoặc hóa đơn giấy) đầu vào

+ Cần check thông tin doanh nghiệp để xem doanh nghiệp này tình trạng hoạt động ra sao? Hóa đơn đó có hợp lệ không? Để check bạn làm như sau: Bạn truy cập vào website: tracuunnt.gdt.gov.vn rồi làm điền thông tin vào form tìm kiếm theo yêu cầu của form này => Kết quả trả về là thông tin của doanh nghiệp đó, qua đây bạn sẽ biết được câu trả lời cho các câu hỏi trên.

+ Cần check tình trạng hoá đơn để kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn => Website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn => Chọn menu Thông tin thông báo phát hành => Chọn menu Hóa đơn => Chọn menu Tổ chức, cá nhân => Điền thông tin theo form hiện ra => Kết quả tìm kiếm sẽ giúp bạn check được tính hợp pháp của hóa đơn đó.

+ Check nội dung hoá đơn để kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn => Bằng cách đọc và kiểm tra các thông tin trên hoá đơn xem đúng với đơn vị mình ko, đúng hàng hoá dịch vụ bên mình sử dụng ko, ký tá đầy đủ chưa, tẩy xoá gì ko…

Như vậy, trong quá trình làm việc, bạn cần thực hiện cẩn thận ba chú ý trên để  không làm  ảnh hưởng đến bản thân đồng thời bảo vệ được quyền lợi cho doanh nghiệp của mình.

Cấp mới & Gia hạn Hóa đơn điện tử: MISA | VNET

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel Kế toán Nhân sự Tiền lương” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

@Ps: Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào thì hãy để lại trong phần comment phía dưới để đội ngũ BQT sẽ giải đáp giúp bạn nhé!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Từ khóa liên quan bài viết:
  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

2 Lời bình

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.