Quy trình xử lý phát hành hóa đơn điện tử mà bạn cần phải biết

Quy trình xử lý phát hành hóa đơn điện tử mà bạn cần phải biết
Tháng Ba 08 12:27 2019

Cấp mới & Gia hạn Hóa đơn điện tử: MISA | VNET
(Kích vào tên nhà sản xuất được bôi đậm để xem chi tiết)

Chào Bạn!

Trong thời gian qua, có rất nhiều Bạn hỏi Uy về quy trình xử lý phù hợp để phát hành được hóa đơn điện tử như thế nào? Rồi xử lý các tình huống phát sinh ra sao?…

Chính vì vậy, trong bài viết này Uy sẽ chia sẻ với bạn nội dung chi tiết về chủ đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

     Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Trên hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?

    • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
    • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
    • Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

3.  Tại sao nên chọn đơn vị của Mr Uy làm nhà cung cấp hóa đơn điện tử?

Có mấy lý do chính như sau:

+ Mr Uy là người có Uy tín trong cộng đồng Kế toán, cộng đồng nhân sự, cộng đồng doanh nhân BNI (Tổ chức kết nối kinh doanh toàn cầu)…

+ Mr Uy trước đây là kỹ sư tin học, nên khi chọn các nhà sản xuất phần mềm Hóa đơn điện tử đều rất có chọn lọc: Chỉ những nhà sản xuất có cung cấp giao diện phần mềm dễ dùng, giao diện đơn giản cho người sử dụng đầu cuối (là các bạn kế toán, nhân sự trực tiếp sử dụng tại doanh nghiệp), độ bảo mật cao và đặc biệt phải có giấy phép phát hành + đủ các điều kiện hoạt động trong lĩnh vực hóa đơn điện tử theo Quy định của Bộ tài chính;

+ Đơn vị của Mr Uy là đại lý cấp một của các nhà sản xuất ra các phần mềm Hóa đơn điện tử này, nên bạn sẽ có được giá tốt, chất lượng, được hỗ trợ ngay khi cần thiết;

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ 4. Quy trình xử lý để đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Để được phát hành hóa đơn điện tử, ngay khi bạn liên hệ với đơn vị của Mr Uy, bạn sẽ được cung cấp các thông tin sau để xử lý, cụ thể:

Nhà sản xuất Hóa đơn điện tử: MISA | VNET

4.1. Bước 1: Chọn gói dịch vụ hóa đơn điện tử và thanh toán

Ở bước này, Nhân viên của ExcelThucHanh.com sẽ gửi bạn bảng giá, Bạn tiến hành chọn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp mình.

Tiếp theo đó bạn tiến hành chuyển khoản số tiền ứng với Gói dịch vụ bạn chọn, Bạn tiến hành chuyển tiền theo tài khoản của đơn vị Mr. Uy theo thông tin được trình bày trong bài viết “Hình thức thanh toán“;

4.2. Bước 2: Điền thông tin vào form đăng ký

Ở bước này, bạn sẽ được gửi một form để điền thông tin của doanh nghiệp bạn vào gồm các thông tin cơ bản như: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty, số điện thoại, số Fax, Tên giám đốc hoặc người đại diện cho pháp luật, logo công ty…

Bên cạnh đó, Bạn sẽ nhận được các mẫu hóa đơn điện tử do bên Mr. Uy cung cấp, Bạn sẽ lựa chọn một cái phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Sau đó bạn gửi mail lại cho đơn vị của Mr Uy gồm: 

+ Form đăng ký thông tin đề cập ở trên sau khi đã điền đầy đủ theo yêu cầu của form này;

+ Xác nhận mẫu Hóa đơn điện tử mà Bạn chọn (Kèm theo yêu cầu chỉnh sửa bổ sung nếu có);

4.3. Bước 3: Ký kết hợp đồng sử dụng hóa đơn điện tử

 Bên đơn vị của Mr. Uy sẽ gửi lại bên bạn các tài liệu (mỗi tài liệu có 2 bản để mỗi bên giữ một bản) gồm: 

+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;

+ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử;

 Những thông tin trong các tài liệu đó được bên Mr. Uy điền sẵn và đóng dấu của bên đơn vị Mr. Uy, Bạn chỉ cần trình lên cho người đại diện theo pháp luật của công ty bạn ký và đóng dấu;

Sau đó Bạn chuyển lại hai tài liệu trên (mỗi thứ 1 bản), kèm theo các giấy tờ sau:

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản phô tô);
+ Chứng minh thư hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước (tùy vào loại thẻ sử dụng để đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh);

4.4. Bước 4: Đệ trình các văn bản theo quy định của bộ tài chính lên cơ quan thuế để chờ được phát hành hóa đơn

Ngay khi các bước trên được triển khai thành công, đơn vị của Mr. Uy sẽ gửi bạn những tài liệu sau:

+ Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử;

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử;

+ Mẫu hóa đơn điện tử hoàn chỉnh của công ty bạn;

Các tài liệu này đã được đơn vị của Mr. Uy điền thông tin hết cho bạn, bạn chỉ việc trình sếp ký, đóng dấu, sau đó scan thành bản mềm và gửi lên chi cục thuế bên bạn thông qua cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế (Bên đơn vị của Mr. Uy sẽ có người hỗ trợ bạn việc này, rất đơn giản thôi);

Chú ý:  Song song với việc nộp bản mềm tới cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế (ThueDienTu.Gdt.Gov.Vn), để có kết quả sớm, Bạn cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý trực tiếp công ty bạn để trình bày về việc phát hành hóa đơn điện tử, sau đó mang nộp bản cứng gồm: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử + Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (có dấu và chữ ký của giám đốc) + Mẫu hóa đơn điện tử (có đóng dấu treo) lên cơ quan thuế và chờ phản hồi của họ.

 4.5. Bước 5: Đợi phản hồi của cơ quan thuế

Sau khi thực hiện xong bước 4.4, trong khoản 3 ngày sau khi thực hiện xong bước này, có các tình huống sau xảy ra và bạn sẽ phải giải quyết tương ứng:

4.5.1. Trường hợp 1: Doanh nghiệp của bạn lần đầu phát hành hóa đơn

Lần đầu phát hành hóa đơn nghĩa là trước đây công ty bạn chưa từng phát hành hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, và bây giờ công ty Bạn mới làm công việc này.

Với trường hợp này, trong khoảng 3 ngày kể từ ngày hoàn thành công việc được đưa ra ở mục 4.4, cơ quan thuế sẽ phản hồi lại bạn với các tình huống sau:

4.5.1.1. Tình huống 1: Cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra cơ sở kin h doanh của công ty bạn để ra quyết định có cho phép phát hành hóa đơn điện tử hay không?

Khi đó bạn cần chuẩn bị những nội dung sau:

+ Hợp đồng thuê nhà (cơ sở làm văn phòng công ty);

+ Cơ sở phải đóng biển công ty;

+ Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) + Giấy phép đăng ký kinh doanh + Địa chỉ hiện tại của căn nhà theo địa giới hành chính của phường: Phải trùng địa điểm.

=> Nếu không trùng, bạn cần ra Ủy ban nhân dân phường/xã yêu cầu họ xác thực ba địa chỉ trên là một, Văn bản trình lên Ủy ban nhân dân Phường/Xã đơn vị của Mr. Uy sẽ chia sẻ cho bạn khi bạn gặp phải tình huống này.

(Chú ý: Văn bản đó phải có dấu và xác nhận của phường để khi cán bộ thuế xuống kiểm tra, bạn trình ra thì mới ổn, nếu không lại phải mất thời gian đi thực hiện. Và nếu bạn muốn biết địa chỉ theo địa giới hành chinh cụ thể là gì thì vào hỏi cán bộ địa giới nhà đất ở phường);

+ Hợp đồng lao động (1 kế toán trưởng; ít nhất là 2 nhân viên);

+ Ít nhất 2 hợp đồng thương mại có dấu đỏ công ty bạn và của khách hàng (Để chứng minh có phát sinh giao dịch);

+ Bàn ghế, máy tính, máy in, nhân sự ngồi làm việc;

+ Một khoản bồi dưỡng cho cán bộ thuế để họ giúp bạn thực hiện thủ tục suôn và sơm hơn (Muốn biết thực hiện như thế nào cho ổn, thì hãy gọi theo số hotline ở trên để được tư vấn);

=> Tiếp theo đó, bạn hãy làm theo yêu cầu của cán bộ thuế để hoàn thành thủ tục, ngay khi bạn được cán bộ chi cục thuế quản lý trực tiếp phê duyệt đồng ý cho phát hành hóa đơn (sẽ có văn bản có tên kiểu như là “Thông báo về việc đủ điều kiện đặt in hóa đơn“), khi này bạn mới được phép phát hành hóa đơn (tức là được phép ký chữ ký số vào hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng của bạn – Điều này sẽ được cán bộ bên đơn vị Mr.Uy hỗ trợ nếu bạn khó hiểu);

4.5.1.2. Tình huống 2: Cơ quan thuế phản hồi lại cho phép công ty bạn phát hành hóa đơn và sẽ xuống kiểm tra sau:

Khi đó công ty bạn tiến hành phát hành hóa đơn cho khách hàng như bình thường và đợi cơ quan thuế xuống kiểm tra, hãy thực hiện theo hướng dẫn tại tình huống 1 (4.5.1.1) để thực hiện tươm tất, nếu bạn không chuẩn bị ổn thỏa như hướng dẫn ở tình huống 1 (4.5.1.1) thì cơ quan thuế sẽ ra quyết định hủy không cho đơn vị của bạn phát hành hóa đơn => Sẽ rất rắc rối => Do đó thực hiện cho chuẩn.

4.5.1.3. Tình huống 3: Cơ quan thuế không có phản hồi gì

Nếu sau 3 ngày kể từ khi bạn hoàn thành bước 4.4 mà cơ quan thuế không có phản hồi gì, thì theo quy định của Bộ tài chính, công ty bạn hoàn toàn có quyền phát hành hóa đơn cho khách hàng, và lúc này, bạn sẽ hiểu ngầm rằng, bạn đã được cơ quan thuế đồng ý cho phát hành hóa đơn và họ sẽ xuống kiểm tra sau (giống tính huống 4.5.1.2);

4.5.2. Trường hợp 2: Doanh nghiệp của bạn trước đó đã phát hành hóa đơn giấy rồi

Trước đây doanh nghiệp của bạn đã từng phát hành hóa đơn giấy rồi, thì nay khi làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, bạn chỉ việc tiến hành theo các bước từ 1 cho đến 4 ở trên.

Sau khi thực hiện xong bước 4, Bạn sẽ chờ phản hồi của cơ quan thuế, nếu họ có yêu cầu gì thêm như chỉnh sửa tài liệu, văn bản, hay bổ sung văn bản…thì thực hiện theo là được phát hành hóa đơn điện tử.

Trường hợp sau 3 ngày kể từ khi hoàn thiện bước 4 mà cơ quan thuế không có phản hồi gì thì nghiễm nhiên doanh nghiệp bạn được phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình nhé!

Chú ý:

+ Khi thực hiện xong bước 4, cán bộ bên đơn vị của Mr. Uy sẽ gửi bạn đường link để truy cập vào giao diện quản trị phần mềm hóa đơn điện tử, đồng thời sẽ giúp bạn quản lý, sử dụng công cụ đó để tạo sản phẩm, tạo thông tin khách hàng, tạo hóa đơn điện tử, ký chữ ký số cho hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn điện tử sau ký cho khách hàng của bạn…

+ Song song với đó, Bên đơn vị của Mr. Uy cũng sẽ gửi hóa đơn điện tử (Hay hóa đơn đỏ) ứng với giao dịch mua bán giữa đơn vị của Mr. Uy với công ty của Bạn về việc phát hành hóa đơn điện tử cho công ty bạn.

Cấp mới & Gia hạn Hóa đơn điện tử: MISA | VNET
(Kích vào tên nhà sản xuất được bôi đậm để xem chi tiết)

HÃY LIÊN HỆ NGAY VỚI UY THEO HOTLINE 0945.062.863 ĐỂ ĐƯỢC CUNG CẤP DỊCH VỤ TỐT NHẤT!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Từ khóa liên quan bài viết:
  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

4 Lời bình

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.