Thủ thuật lưu trữ hóa đơn điện tử thông minh

Thủ thuật lưu trữ hóa đơn điện tử thông minh
Tháng Bảy 29 17:07 2019

     Bạn đang lăn lộn với một mớ bòng bong khi mà hóa đơn điện tử được lưu trữ lung tung khiến bạn thực hiện hoạt động nộp tờ khai, báo cáo thuế gặp nhiều khó khăn và bạn cũng không kiểm soát được các sự cố có thể phát sinh từ đó. Giờ bạn đang cần một giải pháp để lưu trữ hóa đơn sao cho khoa học, có thể truy xuất bất cứ lúc nào, có thể tìm kiếm, đặt lọc dễ dàng qua đó giúp bạn triển khai hoạt động kê khai thuế và nộp tờ khai nhanh hơn, tối ưu hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện được những điều trên.

     Hóa đơn điện tử phân chia làm hai nhóm, nhóm hóa đơn đầu vào và nhóm hóa đơn đầu ra, cách thức lưu trữ lần lượt được trình bày như sau:

1. Các thức lưu trữ thông tin hóa đơn đầu ra

     Do toàn bộ hóa đơn đầu ra được khởi tạo và phát hành từ phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đã đăng ký mua từ nhà cung cấp, vì vậy, toàn bộ số hóa đơn đầu ra này được lưu trữ trên phần mềm đó. Do vậy, Bạn hoàn toàn có thể truy xuất dễ dàng thông qua bộ lọc của phần mềm đó.

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

     Về cơ bản, hầu hết các nhà sản xuất hóa đơn điện tử đều đảm bảo về hạ tầng (những nhà sản xuất được tổng cục thuế xác nhận) nên bạn hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật, lưu trữ hóa đơn đầu ra này.

     Để hiểu rõ hơn về Phần mềm hóa đơn điện tử, cũng như cách thức lựa chọn nhà sản xuất, nhà cung cấp một cách an toàn và tránh được những rủi ro không đáng có sau này, bạn hãy đọc kỹ bài viết “Hóa đơn điện tử những điều rất phải lưu ý để không bị thuế phạt“.

2. Thủ thuật lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào một cách tối ưu, khoa học

     Do trong quá trình giao dịch mua bán, doanh nghiệp của bạn thực hiện nhiều giao dịch với các công ty khác nhau, mỗi công ty lại có thể dùng các phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, vì vậy, lượng hóa đơn điện tử đầu vào sẽ bị phân tán, chúng được lưu trữ lung tung ở các phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau. Chính vì vậy, việc tổ chức lưu trữ chúng rất quan trọng, nếu làm không khéo, khả năng bạn sẽ bị bỏ xót hóa đơn trong quá trình thực hiện kê khai thuế, từ đó sẽ dẫn đến khiến doanh nghiệp của bạn gặp nhiều rủi ro trong quá trình khai thuế.

     Để không xảy ra những rủi ro không đáng có từ những vấn đề nếu ở trên, bạn cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ứng dựng Google sheet nằm trong bộ ứng dụng miễn phí của Google (Google Drive), bằng cách này, bạn có thể truy xuất bất kỳ khi nào trên môi trường mạng internet với độ bảo mật cao, cụ thể bạn thực hiện theo cách thức sau:

 + Thứ nhất, Bạn cần tạo một địa chỉ Gmail riêng cho công ty, và dùng địa chỉ này để tổ chức lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Sau này, nếu không còn làm ở công ty này nữa, bạn hãy bàn giao lại cho công ty.

+ Thứ hai, bạn cần tạo một sheet dạng biểu mẫu từ Google Drive với các cột tương ứng như sau:

Số hóa đơn | Mã số thuế | Tên công ty | Ngày lập hóa đơn | Ngày ký chữ ký số|Link Hóa đơn | Ghi chú

(Bạn có thể theo dõi bài viết “Tạo form đăng ký online dành cho học viên, ứng viên bằng ứng dụng miễn phí của Google” để hiểu rõ cách xây dựng sheet lưu trữ thông tin hóa đơn đầu vào này)

+ Thứ ba, mỗi khi nhận được hóa đơn đầu vào, bạn cần nhập ngay thông tin của hóa đơn điện tử đầu vào đó theo các  cột thông tin ở sheet được thiết kế ở bước trên. Chú ý, với mỗi hóa đơn điện tử bao giờ ở trên hóa đơn cũng có một đường link ứng với hóa đơn đó, bạn hãy copy link đó và dán vào ô dữ liệu ứng với cột Link Hóa đơn ở sheet được thiết kế theo định dạng ở trên.

(Lưu ý: Bạn nên dùng form nhập liệu ứng với sheet được thiết kế ở trên để nhập dữ liệu cho tiện, theo dõi bước 6 ở bài viết “Tạo form đăng ký online dành cho học viên, ứng viên bằng ứng dụng miễn phí của Google” để rõ cách làm)

    Như vậy, đến đây bạn đã hoàn thành việc lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử một cách khoa học và thuận tiện cho quá trình truy xuất, kê khai thuế sau này.

    Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì thì hãy bốc máy và gọi vào số 0945.062.863, Uy sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc về việc lưu trữ hóa đơn điện tử này.

   Vui lòng để lại cảm nhận vào phần THÊM MỘT LỜI BÌNH ở cuối bài viết này bạn nhé!

   Hãy chia sẻ bài viết hữu ích này cho những người bạn, đồng nghiệp của bạn để cùng giúp họ phát triển nhé!

Hãy tham gia ngay group facebook “Excel Kế toán Nhân sự Tiền lương” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!

Cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử giá rẻ

  Từ khóa liên quan bài viết:
  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem thông tin về tác giả bằng cách kích vào dòng chữ đậm sau: Hoàng Quốc Uy - Chuyên gia về Excel

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

1 Lời bình

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.